Съдържание

• Стъпки
• Въпроси и отговори на общността
• Съвети

Други раздели

Ако мястото ви в имейла на IBM Notes ви свършва, но не сте готови да изтриете имейли, помислете за архивирането им. Архивирането на имейли означава копиране на съобщения на друго място на вашия компютър. Научете как да архивирате IBM Notes, за да освободите място във вашия акаунт, като същевременно запазвате оригиналните имейли. Той също така помага на вашия компютър и софтуер да работят с най-висока производителност.

Стъпки

1. 

   Ограничете размера на вашия пощенски файл. Съхранявайте размера на пощенския си файл под 500MB. (Някои организации може да изискват по-строги ограничения, като например 200 MB.)
   • Проверете размера на данните си, като отидете на Файл, База данни, Свойства. В Lotus 8 отидете на File, Applications, Properties.
   • Щракнете върху раздела "i". Числото след "Дисково пространство" е колко данни имате в момента в IBM Notes.

2. 

   
   
   Научете предварително зададените настройки на вашата организация. Ако използвате IBM Notes за училище или работа, може вече да са налице настройки за архивиране. Това помага на организациите да контролират количеството имейли на потребител, както и общата производителност на компютрите в организацията. Ако настройките на архива са вече установени, говорете с персонала на техническите ви системи, за да видите дали те могат да бъдат променени.

3. 

   
   
   Определете желаните настройки за архивиране. Можете да архивирате всички имейли на IBM Notes или да изберете конкретни. Също така ще трябва да решите колко често искате IBM Notes да се архивира.
   • Отворете съответното приложение (Mail).
   • Отидете на Действия, Архив, Настройки.
   • Отидете в раздела Критерии и се уверете, че е избрано „По подразбиране за последна промяна“.
   • Щракнете върху "добре", за да запазите промените.
   • Уверете се, че критериите са активирани.

4. 

   
   
   Планирайте автоматични архиви. Планирането на автоматични архиви гарантира, че архивирате редовно и последователно. Освен това ви спестява време.
   • Отворете съответното приложение (Mail).
   • Отидете на Действия, Архив, Настройки.
   • Отидете в раздела График. Уверете се, че е избрано „График архивиране“.
   • Изберете подходящия час и ден, в който искате компютърът ви да архивира вашите файлове.

5. 

   Архивирайте ръчно IBM Notes. Дори ако планирате автоматично архивиране, пак можете да архивирате ръчно по всяко време.
   • Отворете съответното приложение (Mail).
   • Отворете пощата или папката, които искате да архивирате.
   • Отидете на Действия, Архивиране, Архивиране сега.
   • Щракнете върху Да, за да архивирате според предварително зададените настройки.

6. 

   Архивирайте с помощта на метода плъзгане и пускане. Това е просто друг начин за ръчно архивиране на IBM Notes.
   • Отворете съответното приложение (Mail).
   • Отворете пощата или папката, които искате да архивирате.
   • Изберете съответното (ите) съобщение (я).
   • Плъзнете съобщението (ята) до необходимия архив в екрана за навигация.

7. 

   Преглеждайте архивирани съобщения. Въпреки че сте архивирали имейл, може все пак да се наложи да го отваряте от време на време. Вашият архивен файл ще имитира папките, които сте настроили във вашия акаунт в IBM Notes. Всичко ще остане организирано така, както сте го проектирали.
   • Отворете съответното приложение (Mail).
   • Щракнете върху Архивиране в екрана за навигация.
   • Изберете подходящия архив (т.е. по подразбиране за Последна промяна).

Въпроси и отговори на общността

Съвети

• Архивирайте важни имейли. Ако имате важни имейли в IBM Notes, не забравяйте да ги копирате на друго място, като CD или DVD. Това ви осигурява допълнително копие, в случай че нещо се случи със сървъра или копието, съхранявано на вашия личен компютър.
• Изтрийте стари и ненужни съобщения, особено ако съдържат прикачени файлове. Това също ще помогне за намаляване на размера на данните ви и ще помогне за ефективността на компютъра ви.