Съдържание

• Стъпки

Човешкият час представлява решаващ елемент в производството на всеки печеливш бюджет, освен че е важен за таксуването на свършената работа. Тъй като трудът представлява голяма част от всеки договор, точното оценяване и отчитане на тези стойности е от съществено значение за успеха в предприятието.

Стъпки

Метод 1 от 2: Изчисляване на човекочасове по бюджет

1. 

   Разделете проекта на части. Първата част от изчислението, което трябва да направите, е да разделите проекта на по-малки компоненти. След това преценете броя часове, необходими за завършване на всеки един. Те трябва да бъдат определени въз основа на вида на ангажирания труд. Ако строите апартамент например, ще трябва да се занимавате с изкопни работи, строителство, електричество, водопровод и така нататък. Всеки компонент на проекта трябва да бъде включен в оценката.

2. 

   
   
   Определете вида на необходимите работници. Това ще зависи много от сложността на задачите, които ще се изпълняват. Не ви е необходим майстор-конструктор за всеки проект.По-прости задачи могат да се изпълняват дори от асистенти или чираци. Определянето на тази точка е по-трудно при по-големи произведения, които изискват комбинация от различни видове труд, като работните места варират от прости до сложни.

3. 

   
   
   Оценете времето, необходимо за завършване на всеки компонент. Когато сте определили кой ще участва и вида на необходимия труд, изчислете общия брой човекочасове, които ще бъдат изразходвани за завършване на всеки един, от началото до края. В това изчисление не включвайте почивки. Получената цифра представлява броя часове на посветен труд, необходим за завършване на стъпка.
   • Ако вече знаете вида работа, която трябва да бъде извършена на дадена стъпка, можете да използвате знанията си за минали проекти за оценка. Например, ако знаете, че работникът се нуждае от десет часа, за да инсталира четири нови прозореца, или два часа и половина на прозорец, вашият текущ проект вероятно ще има подобни времена.
   • Ако определена стъпка от проекта включва нещо, с което не сте свикнали, важно е да направите проучване, за да подготвите прогнозата. В зависимост от проекта може да успеете да получите ценна информация в интернет или от други изпълнители. Възможно е също да наемете консултант относно вида на необходимия труд. Този човек ще може да ви помогне да прецените броя часове, необходими на дадена стъпка.
   • Вземете предвид точки като трудността на услугата, когато правите прогноза. Ако прозорците във вашия проект са на седмия етаж на сграда, а прозорците в стария проект са на приземния етаж, увеличете часовете на прозорец, за да отразите тази разлика.
   • Включете прогнози за времето, прекарано за административни задачи, които могат да се изискват в договора.

4. 

   
   
   Включете часове за надзорници. Можете също да включите стойности на часове за строителен майстор или ръководител, отговорен за ръководенето на работниците, в допълнение към управлението на детайлния запис и работния график. Някои проекти може да се нуждаят от повече от един ръководител или ръководител на произведенията, отговорен за различни части на проекта. В други случаи някои проекти ще се нуждаят от различни нива на надзор. Можете да имате майстори на различни етапи от проекта и главен ръководител, който да ги ръководи всички.

5. 

   Използвайте прогнозите, за да подготвите графика. Клиентът вероятно ще посочи краен срок за завършване на проекта. Той може дори да поиска да посочите в бюджета минималния срок за това заключение. Можете да използвате стъпките и часовете за изчисляване, за да разработите график. Определете кои компоненти могат да бъдат завършени едновременно и кои трябва да се правят последователно, в случаите, когато началото на една стъпка зависи от завършването на друга. Ако знаете кога трябва да завърши всяка стъпка, можете да разделите стойностите на часовете, необходими за завършване, на стойността в осем часа дневна работа за посочения период. По този начин чрез увеличаване или намаляване на броя на работниците е възможно да се увеличи или намали срокът на проекта. Колкото повече тази сума, толкова по-бързо ще завършите дадена стъпка.
   • Някои проекти може да изискват дни над осем часа или седмици над 40 часа, за да спазят графика. За това ще има извънреден труд, който трябва да се брои.
   • Например, ако имате месец, за да извършите основата на къща и знаете, че ще са необходими 1000 часа работа, разделете 1000 на броя на осемчасовите дни в месеца, за да изчислите броя на работниците, които трябва да бъдат наети за да завършите тази стъпка по график (1000 проектни часа / 20 работни дни на месец = 50 часа на ден; 50 часа на ден / 8 часа на работник = 6,25 необходими работници). Закръглете броя на работниците нагоре или надолу, за да получите цял брой и направете корекции според броя на дните, необходими за работа.
   • Бъдете реалисти относно броя на работниците, които ще бъдат наети за даден период от време. Ако са необходими седем електротехници, за да завършат окабеляването за една седмица, целта може да не е реалистична предвид наличието на електротехници в региона. Може да се наложи удължаване на графика, за да се приспособи наличността на работна ръка за проекта.
   • Ако планирате да изпълнявате няколко стъпки едновременно, за всяка стъпка ще са необходими отделни работници.

6. 

   Подгответе и изпратете бюджета. Добавете часовете за всеки вид работа, необходима, за да получите общо за всички тях. Ако имате нужда само от един вид труд, можете да комбинирате всички часове по проекта в едно число. Ако, от друга страна, са необходими няколко вида труд, в бюджета трябва да се посочат общите часове, изисквани от всеки от тях. Важно е да се включат всички разходи, свързани с труда, включително данъци и обезщетения. Освен това си струва да се обмисли каквато и да е граница на печалба, която да бъде начислена.
   • Като пример, представете си, че сте наети да инсталирате нова кухня в средно голям дом. Проектът беше разделен на стъпки, всяка от които изискваше водопровод, електричество и общи строителни работи. Бюджетът трябва да отразява общите човекочасове за електричество, ВиК и строителни работи, в допълнение към разходите за всеки.

7. 

   С напредването на проекта коригирайте прогнозите за човекочасове. Тъй като прогнозите са само спекулации, трябва да ги актуализирате при разработването на проекта. Клиентът вероятно ще бъде таксуван въз основа на отработените часове от вашия екип, така че трябва да му давате актуализирани почасови прогнози с течение на времето. Това помага да се избегнат изненади, когато дойде време да се говори за плащане.
   • Включете „фактор на изненада“, с оценка на увеличението в резултат на потенциални непредвидени събития. Тази стойност зависи от сложността на работата, наличието на работна ръка, зависимостта от външни агенти и връзката между един процес и друг.
   • Повечето професионалисти ясно дават да се разбере, че бюджетът е приблизителен, че действителните часове могат да варират и че клиентите ще плащат за общите отработени часове с напредването на проекта. Възможно е обаче той да иска да плати парична сума въз основа на прогнозата, вместо да го прави за часове работа. Обърнете специално внимание на всеки договорен език, който засилва този тип договорености, който изисква много внимателни оценки от страна на изпълнителя.
   • Ако клиентът плаща въз основа на общия брой отработени часове, не забравяйте, че бюджетът служи като приблизителна оценка и че не трябва да таксувате сума, надхвърляща общата сума, без разумна обосновка. Ако срещнете проблеми и знаете, че стойността ще надхвърли прогнозите, информирайте клиента, за да избегнете недоразумения.
   • Направете писмен договор, дефиниращ евентуалните разходи за вторична работа. Включете и процеса за идентифициране и одобряване на тези промени, като необходимите одобрения и документация.

Метод 2 от 2: Определяне на човекочасове при работа по договор

1. 

   Вземете информация от вашите работници. Поддържайте точна документация за всички служители, работещи по проекта. Те трябва да включват ведомости за заплати и всички необходими документи. Ако използвате инженери, електротехници, водопроводчици или други лицензирани работници, доказателството за вашите активни сертификати е от съществено значение. Това е изискване в повечето инженерни и строителни проекти, в обществени и частни работи. Ваша отговорност е да се уверите, че всеки, който работи на сайта, е сертифициран, включително договорени трети страни.
   • Можете също така да плащате на хора, които не са били наети да работят по проекта. Изнесената работа за вас, договорената страна и бюджета ще бъде доставена на клиента, като се вземе предвид трудът. Дори и да не са ваши служители, вие също трябва да съхранявате данните за сертифициране за всички тях. Като изпълнител вие носите отговорност да гарантирате, че всички изпълнители, работещи по проекта, са квалифицирани, освен ако не е посочено в договора.
   • Държавните договори често изискват допълнителна информация относно работодателя и служителите, доказваща тяхното съответствие със законите. Може да е необходимо да се запишат данни като пол, възраст или произход, в допълнение към платената сума, като гаранция, че не се извършва дискриминация на работното място. Ако имате държавен договор, прочетете го внимателно и следвайте всички инструкции относно наемането и регистрацията, за да избегнете затруднения с плащането.

2. 

   Отбележете периода, отработен от служителите. За да предоставяте точни отчети, ви е необходим надежден метод за записване на броя на часовете, отработени от служителите. Възможно е да използвате хронометър или дори работен лист, но тези записи трябва да бъдат проверени, за да се потвърди тяхната точност. В зависимост от договора може да бъдете обект на периодични одити, при които може да се изисква доказателство, че записаните часове са оправдани.
   • Един от начините да се гарантира точното отчитане на времето е да се назначат ръководители на всеки работник или група работници. В края на седмицата, когато всеки от тях изпрати своя формуляр, ръководителят ще може да направи преглед и да го подпише, като се увери, че информацията в него е вярна. Това избягва изпращането на карти с неработено работно време.
   • Можете също така да използвате електронна точкова система, за да запишете работата на всеки по проекта. Системата обаче трябва да се контролира, за да се предотврати злоупотреба. Ако се поставят под въпрос часовите записи, е важно да можете да докажете, че това е така.
   • Държавните клиенти трябва да съберат цялата тази информация, преди да платят на изпълнители, тъй като те използват данъчни пари от населението, за да платят за работата. Очаква се значително ниво на надзор при докладване на отработените часове в тези ситуации. Следвайте внимателно всички указания за отчитане, посочени във вашия договор.

3. 

   Изпращайте редовни отчети за плащанията на клиента. Договорът трябва да посочва честотата на изпращане на човекочасове до клиента, за да получи плащане. Когато подавате тези отчети, е вероятно да предоставите данни за плащане и документи, свързани с броя на отработените часове, като сравните тази сума и фактурите си с предварително представените прогнози. Ако има значителни разлики между отработените човекочасове и разчетите, ще трябва да дадете на клиента по-подробни обяснения на тези вариации.

4. 

   Използвайте записите за изготвяне на бъдещи оценки. В края на проекта информацията за отработените часове ще бъде много ценна, тъй като те ви дават подробности за това колко време е необходимо за изпълнението на конкретни проекти. Можете да използвате тези данни, за да създадете почасови прогнози, като например броя часове на квадратен метър, необходими за покриване на един квадратен метър под или времето за изчакване след използване на пресен цимент. Използвайте тези данни, за да подобрите бъдещите бюджети и да запазите бизнеса си рентабилен.