Съдържание

• Стъпки
• Въпроси и отговори на общността
• Съвети

Други раздели

Ако сте от хората с домашен офис, независимо дали работите от вкъщи или просто искате да имате място за организиране и плащане на сметките си, поддържането му подредено е чудесен начин да подобрите производителността и настроението си. За съжаление с течение на времето работното ви пространство може да е объркано и затрупано с хартии, доклади или поща. Но не се притеснявайте - това е лесен за отстраняване проблем. Отделете един ден за почистване, след това внедрете строга система за подаване, за да поддържате домашния си офис чист и организиран.

Стъпки

Метод 1 от 4: Изчистване и сортиране на вашите артикули

1. 

   Оставете настрана предмети, които всъщност използвате всеки ден. Докато част от бъркотията в бюрото и офиса ви може да е от неща, които дори не използвате, вероятно има няколко елемента, които използвате редовно. Предмети като химикалки, телбод, подложки за писане или хайлайтери се използват често. Вземете тези предмети и ги оставете настрани на сигурно място, за да не се отървете от тях случайно.
   • Ако не сте сигурни какво е важно, прекарайте една седмица в нормална работа и си запишете, когато използвате всеки елемент. До края на седмицата трябва да имате списък с неща, които сте използвали, като ви показва кои елементи да запазите.

2. 

   
   
   Премахнете всички свободни предмети от бюрото си, които не използвате. След като оставите настрана важните предмети, направете равносметка за всичко останало на бюрото си. Вероятно има свободни хартии, счупени химикалки, сметки и други бъркотии, които дори не поглеждате. Изчистете всичко това и го сложете в кутия.
   • Не забравяйте да разгледате всички документи, от които се отървавате, за да потвърдите, че в тях няма чувствителна информация, като номера на банкови сметки. Ако има такива, накъсайте тези документи, вместо да ги изхвърляте цели.
   • Ако на бюрото ви има спомени като картини или сувенири, поставете ги в отделна кутия, за да не ги изхвърлите случайно.

3. 

   
   
   Изпразнете всички чекмеджета на бюрото и картотеката. Може да използвате чекмеджетата си като сметище, за да поставите неща, за които нямате място, така че бъркотията може да е доста лоша тук. Започнете с празен лист и изхвърлете всички чекмеджета.По този начин можете да посветите чекмеджетата на определена цел, когато върнете елементите обратно.
   • Бъдете внимателни, когато изпразвате чекмеджетата, в случай че сте сложили нещо крехко там през годините.

4. 

   
   
   Сортирайте всичко, което намерите, по категории. След като премахнете всичко от бюрото и чекмеджетата, започнете да сортирате. Разделете елементите в категории. Общите могат да бъдат сметки, поща, отчети за работата, общи офис консумативи или други, които са лични за вас. След като всичко е подредено, можете да го върнете по много по-организиран начин.
   • Също така направете купчина боклуци за неща, които не се нуждаете или използвате и планирайте да се отървете от тях.
   • Може да намерите някои елементи, които са важни, но биха паснали по-добре някъде другаде. Рецепти, например, трябва да са в кухнята. Преместете тези предмети на друго място, ако ги намерите.

5. 

   Изхвърлете всичко, което не използвате. Докато сортирате елементите си, отделете маловажните неща. Когато приключите със сортирането, изхвърлете всички боклуци, за да отворите повече място в офиса си.
   • Важните елементи включват бизнес записи, медицински документи или документи за самоличност и банкова информация. Незначителни неща биха били остарели извлечения или разписки на кредитни карти, сметки, които вече сте платили, и скрап хартия или бележки, които не сте гледали от години. Може да намерите и свободни предмети, които сте оставили в чекмеджетата, когато не сте знаели какво друго да правите с тях.
   • Ако не сте сигурни дали да изхвърлите нещо, поставете го в поле с надпис „Две седмици помисли“. След това се връщайте в кутията на всеки 2 седмици и вземайте решение за всичко в кутията.

6. 

   Изпрашете праха от бюрото и чекмеджетата си, докато са чисти. Прах и мръсотия вероятно са се натрупали около офиса ви, особено ако не сте почиствали от известно време. Възползвайте се от възможността да изчистите праха от всичко, докато бюрото е чисто. Избършете бюрото и чекмеджетата с влажен парцал или влажни кърпички, преди да поставите всичко обратно.
   • Не забравяйте да почистите и компютъра си. Изтрийте екрана и клавиатурата, така че цялото работно пространство да изглежда свежо.
   • Направете друго почистване, ако трябва. Прахосмукирането на офиса например е добър начин да направите пространството да изглежда и да се чувства по-чисто.
   • Оставете прозореца отворен, докато работите, за да филтрирате праха, който ритате, докато почиствате.

Метод 2 от 4: Организиране на хартиените ви предмети

1. 

   Вземете шкаф за файлове, ако вече нямате такъв. Ако първоначалната бъркотия е причинена от липса на място за съхранение, тогава файловият шкаф може да реши този проблем. Вземете шкаф, който отговаря на вашето офис пространство и го използвайте за сортиране на всички ваши документи и други важни елементи, за да не се натрупват на бюрото ви.
   • Етикетирайте всички папки и файлови разделители, които използвате в кабинета, за да останете организирани.
   • Не забравяйте да се придържате към вашата картотека, ако използвате картотека. Не хвърляйте нещата в чекмеджетата безцелно.

2. 

   Отделете всяко чекмедже на определена категория. Не се отнасяйте към шкафовете си за бюро и файлове като към чекмеджета за боклуци. Дайте на всяко чекмедже конкретна цел, която съответства на вашите хартиени категории, като сметки, медицински досиета, канцеларски материали и други подобни. Придържайте се към тази система, за да поддържате работното си пространство организирано.
   • Използвайте файлови папки, за да идентифицирате елементи, ако имате няколко различни категории в едно и също чекмедже. Отделни сметки, банкови извлечения и бизнес отчети с различни папки.
   • Ако сте склонни да имате много случайни предмети или ви е трудно да изхвърлите нещата, можете да посветите едно чекмедже на различни предмети. Това е компромис, който ви позволява да задържите малко бъркотия, но го изолира на едно място, за да не се разпространи.

3. 

   Етикетирайте всичките си папки, чекмеджета и свързващи елементи. Добрата система за етикетиране ще ви помогне да се придържате към организационния план. Дайте на всяко чекмедже, папка, подложка или тетрадка конкретна цел и го етикетирайте. След това се придържайте към тази система всеки път, когато приберете нещо, така че всичко да е на мястото си.
   • Вашата система за етикетиране може да бъде проста, като да напишете „Фактури“ в папка. Ако предпочитате по-креативен подход, опитайте с цветно кодиране на папките с етикети на стикове.
   • Ако чекмеджетата ви нямат секции за етикети, просто използвайте лента с тиксо и напишете върху нея с маркер. След това издърпайте лентата, ако целта на чекмеджето се промени.

4. 

   Използвайте органайзер за настолни компютри за важни документи и файлове. Организаторите за настолни компютри са малки кошчета с отделения, които лесно се побират на бюрата. Можете да използвате един от тях, за да сортирате хартиите и папките, които използвате редовно, така че да са точно пред вас, когато имате нужда от тях. Купете ги от магазини за офис консумативи или онлайн.
   • Етикет или цветен код за всеки раздел за по-добра организация.
   • Ако нямате много неща за сортиране, организаторът на работния плот може да е всичко, от което се нуждаете, вместо цял шкаф с файлове.

5. 

   Създайте пощенска станция за сортиране на вашите сметки и друга поща. Пощата може да се натрупва на бюрото ви, а няколко инструмента могат да помогнат за намаляване на бъркотията. Опитайте да използвате пощенска кошница, която се прикрепя към стената ви. Това организира вашата поща и я държи извън бюрото ви.
   • Използвайте кошница „Вход“ и „Изход“, за да сортирате пощата, която вече сте обработили, и пощата, която все още трябва да разгледате.
   • Можете също да използвате кошче или кошница на бюрото си за сортиране на поща, ако бюрото ви е достатъчно голямо.

Метод 3 от 4: Намаляване на използването на хартия

1. 

   Отпечатвайте само това, което е необходимо, за да намалите бъркотията. Хартията е една от основните причини за бъркотията в офиса. Помислете два пъти преди да отпечатате и се запитайте дали наистина се нуждаете от физическо копие на тези файлове. В противен случай погледнете документа на компютъра и предотвратете натрупването на хартия на бюрото ви.
   • Като допълнителен бонус ще спестите пари за хартия и мастило на принтера. Също така е по-добре за околната среда да запази хартията.
   • Ако работите от вкъщи, така или иначе по-голямата част от работата ви е свършена дигитално, така че устояването на желанието за печат е по-лесно, отколкото ако работите в офис.

2. 

   Отървете се от хартии и книги, до които имате достъп онлайн. С толкова много дигитализирани материали сега много физически публикации заемат само място. Ако редовно разглеждате статии, ръководства или доклади, проверете дали можете да получите достъп до тях онлайн. Ако е така, тогава вашите физически копия не са необходими. Рециклирайте или ги дарете, за да освободите място.
   • Превключете абонаментите и сметките си за списания или списания само за цифрово. Това им пречи да се натрупват във вашия офис.
   • Вижте дали можете да продавате или дарявате книги, преди да се отървете от тях. Библиотеките и благотворителните организации винаги търсят дарения.

3. 

   Сканирайте важни хартии и рециклирайте физическите копия. Много от вашите сметки и записи могат да бъдат цифровизирани. Вземете скенер или направете висококачествени снимки от тях, след това раздробете и рециклирайте оригиналите. Това намалява натрупването на хартия във вашия офис.
   • Не забравяйте да използвате добра система за картотекиране на вашия компютър, за да не загубите следите от документите. Етикетирайте всичко и поставете файловете в папка.
   • Запазете чувствителни документи на вашия работен плот, вместо да използвате облачно съхранение. Те могат да бъдат хакнати и вашата информация може да бъде открадната.

Метод 4 от 4: Подреждане на бюрото и компютъра

1. 

   Използвайте кошници или кошчета, за да подредите офис консумативите си. Писалките, маркерите, телбодите и лентата могат да затрупат горната част на бюрото ви. Вземете си консерва или кош за всички тези предмети, за да ги държите под контрол. Не забравяйте да поставяте инструментите си за писане обратно всеки път, когато сте готови да ги използвате, за да не се натрупват отново.
   • Ако имате няколко вида химикалки или маркери и искате да ги държите отделно, използвайте кош с раздели за различни елементи.
   • Можете да посветите чекмедже на по-големи офис консумативи като вашия телбод. Това освобождава вашия работен плот за по-важни работни елементи.

2. 

   Подредете кабелите на компютъра и телефона. Кабелите и кабелите могат да бъдат огромна причина за бъркотията на работния плот. Пуснете ги до бюрото си от посока, която ги държи далеч. Например кабелите за зареждане могат да се движат зад бюрото ви, за да останат скрити.
   • Можете да държите кабелите далеч от пътя с помощта на велкро клипове, които вървят по бюрото ви. Купете ги в магазините за офис консумативи.
   • Ако е възможно, преминете към безжични уреди като USB клавиатура и мишка. Това намалява количеството проводници на бюрото ви.

3. 

   Комбинирайте иконите на работния плот на вашия компютър. Не забравяйте за работния плот на компютъра си. Наличието на тонове икони навсякъде може да накара вашата работна станция да се почувства хаотична. Разсейте компютъра, като създадете папки на работния плот и поставите файлове на правилните места. Впоследствие работното ви място ще изглежда много по-спретнато.

4. 

   Инсталирай плаващи рафтове над бюрото ви за повече място за съхранение. Малко допълнително място за съхранение може да се отърве от вашия проблем. Вземете комплект плаващ рафт от железария или изградете свой собствен. Закачете един или повече над бюрото си за нови слоеве пространство.
   • Не забравяйте да поддържате новите рафтове организирани. Използвайте ги за спретнато съхранение, а не като място за хвърляне на неща.
   • Висящите рафтове също могат да бъдат декоративни. Ваза или рамки за картини придават приятна атмосфера на вашия офис и освобождават бюрото ви за по-важни предмети.

5. 

   Продължете да почиствате редовно, за да не се натрупват боклуци отново. След като сте свършили цялата работа, за да разредите офиса си, не позволявайте отново да се обърка. Почиствайте и пренареждайте редовно, така че работното ви пространство да остане спретнато.
   • Ако имате нужда от напомняне за почистване, опитайте да зададете ден всеки месец, който да бъде вашият ден за почистване.
   • Избягвайте желанието да оставяте нещата на бюрото си или да ги хвърляте в чекмеджето си в края на деня. Върнете всичко на мястото му или го изхвърлете, ако не е важно.

Въпроси и отговори на общността

Съвети

• По време на пандемията на COVID-19 на много места може да не се вземат дарения. Ако дарявате нещо, може би е най-добре да го задържите, докато пандемията приключи.

Всеки ден в wikiHow работим усилено, за да ви дадем достъп до инструкции и информация, които ще ви помогнат да живеете по-добър живот, независимо дали ще ви поддържа по-безопасни, по-здрави или подобрява вашето благосъстояние. На фона на настоящите кризи в общественото здраве и икономиката, когато светът се променя драстично и всички ние се учим и адаптираме към промените в ежедневието, хората се нуждаят от wikiHow повече от всякога. Вашата поддръжка помага на wikiHow да създавате по-задълбочени илюстрирани статии и видеоклипове и да споделяте нашата надеждна марка учебно съдържание с милиони хора по целия свят. Моля, помислете дали да направите принос към wikiHow днес.