Автор:
Robert White
Дата На Създаване:
1 Август 2021
Дата На Актуализиране:
11 Може 2024
Съдържание
Току-що сте избрани или назначени за секретар на комисията, към която принадлежите. Честито! Знаете ли как да записвате, подготвяте и представяте минути? Няма значение дали следвате законодателната библия Актуализирани правила за поръчка на Робърт или писане на минути в по-малко формални условия, тук са важните методи, които трябва да следвате.
Стъпки
Част 1 от 4: Предварителна подготовка
Знайте правилата за срещи на вашата организация. Ако се очаква секретарят да направи официални протоколи, попитайте дали групата спазва Правилата на Робърт или някой друг официален справочник. В по-неформални настройки попитайте какво трябва да бъде включено в протокола или как ще бъдат използвани.
- Не е необходимо да се запознавате с пълните актуализирани правила за поръчка, но получаването на копие или заемането на такова може да бъде полезно при отговорите на конкретни въпроси.
- Познайте и вашата роля. Секретарите на някои протоколи не присъстват на срещата, докато други отделят минути и допринасят за дискусията. Без значение какъв е случаят, секретарят не трябва да бъде някой с друга важна роля, като посредник или президент.
Подгответе първо модел. Протоколите от всяка среща повтарят известна информация, така че шаблонът ще създаде последователен формат за лесно справяне. Включете поне място за следната информация:- Името на организацията.
- Типът на срещата: редовно ли е, седмично или годишно заседание, второстепенно заседание на комитета или заседание със специална цел?
- Дата, час и място. Оставете място за началното и крайното време (планирано и отложено).
- Име на председателя или ръководителя на събранието и секретаря (или заместници).
- Списък на "подаръци" и "отсъстващи". Обърнете внимание дали има кворум (достатъчно хора да гласуват).
- Място за вашия подпис. Като отговорник за протокола, вие винаги ще подписвате работата си и може да се наложи допълнителен подпис след одобрение на протокола, в зависимост от политиката на вашата организация.
- Дневен ред, ако има такъв. Ако председателят или фасилитаторът на срещата не ви е помолил да изготвите дневен ред, той трябва да разполага с такъв, който да ви помогне да организирате вашите бележки за срещата.
Вземете със себе си тетрадка или тетрадка. Изберете нещо, което ви харесва. Ако ще пишете често минути, заделете бележник за тази цел или създайте папка на вашия компютър.- Ако сте взели протоколи на предишна среща и те все още не са представени за одобрение, вземете ги и със себе си.
- Въпреки че записващото устройство може да ви помогне да препишете минути по-късно, това не е заместител на воденето на бележки. Ако ще записвате срещата, вижте дали всички присъстващи са съгласни и не се поддавайте на изкушението да я транскрибирате дума по дума.
- Изучаването на стенографията ще ускори процеса на водене на бележки, но не е необходимо да можете да записвате всяка дума, за да създадете минути. Всъщност трябва да избягвате това.
- Ако бъдете помолени да правите бележки публично по време на срещата, използвайте проектор или презентационен статив и след това ги носете вкъщи, без да ги замъглявате, за да можете да ги използвате, за да въведете протокола.
Част 2 от 4: Водене на бележки за срещата
Раздайте списък на присъстващите. След като всички присъстват, разпределете лист хартия (или повече, за по-големи срещи) с място за всеки човек да напише своето име и информация за контакт. Можете да използвате този списък след срещата, за да попълните раздела за подаръци на вашия модел или да прикачите самия списък към пълните протоколи.- Ако не познавате много от присъстващите, скицирайте таблица с места и я попълнете, като поискате от всеки да се представи. Поддържайте го удобно, когато правите бележка, за да можете да се обаждате на хора по име, когато е подходящо, както ще бъде обсъдено по-долу.
Попълнете колкото се може повече от вашия шаблон. Докато чакате срещата да започне, запишете името на организацията, датата и мястото на срещата и вида (например седмично, заседание на специална комисия и т.н.). Когато стартира, запишете стартовия час.
- Ако нямате шаблон, запишете тази информация в горната част на бележките си.
- Ако събранието е свикано със специална цел или по специално време, запазете бележката, изпратена за уведомяване на членовете, и я прикачете към протокола след тяхното преписване.
Запишете резултата от първото движение. Повечето официални срещи ще започнат с предложение за приемане на дневен ред, така че тази стъпка ще използва тази процедура като пример. Ако срещата започва с друго движение, запишете цялата информация, свързана с нея:
- Движението обикновено се изписва, започвайки с „предлагам“. Обикновено „предлагам приемането на този дневен ред“.
- Името на вносителя (лицето, което е предложило предложението).
- Резултатът от гласуването. Ако е положителен, напишете "предложението е прието". В противен случай напишете "предложението е отхвърлено".
- Можете да поискате по-дълги предложения да бъдат изпратени в писмена форма, ако не можете да ги запишете правилно. Ако този проблем е чест, попитайте между срещите дали тази политика може да бъде официална за предложения с повече от определен брой думи.
- Ако сте изготвили дневния ред, можете да бъдете поддръжник на това предложение и секретар на протокола. Няма проблем да регистрирате собствените си действия, стига да останете обективни.
Запишете всички други движения, които възникват по време на срещата. Слушайте внимателно всички дискусии, но ако не е указано друго, не ги записвайте. Когато се прави ново движение, запишете съответната информация.
- Не забравяйте, че всяко предложение трябва да включва точните му думи, името на вносителя и резултата от гласуването.
- Някои предложения трябва да бъдат подкрепени, преди да продължите да гласувате. Ако някой каже „подкрепям предложението“ или нещо подобно, запишете името на този човек като поддръжник.
- Ако не знаете името на поддръжника или се нуждаете от повторение на предложението, прекъснете учтиво срещата, за да попитате. Правилното записване на информацията е достатъчно важно, за да се гарантира малко прекъсване.
- Ако дадено предложение получи изменение, просто променете думите на предложението във вашите бележки. Не е необходимо да се отбележи, че е настъпило изменение, освен ако то не е противоречиво и не предизвиква много дискусии.
Слушайте докладите и получавайте копия от тях. Всеки път, когато доклад, новина или нещо подобно се четат на глас, отбелязвайте името на документа и кой го чете или подкомитета, който го е изготвил. Ако дадено движение последва четенето, запишете го както всяко друго.
- По-практично е да получите копие в края на срещата. Направете бележка, за да помолите читателя или ръководителя на събранието за копие по-късно и прикачете това копие към преписаните протоколи.
- Ако няма налични копия, отбележете къде се съхранява оригиналният документ. Може да се наложи да поискате тази информация след срещата.
- Ако даден член направи устен доклад, вместо да прочете документ, напишете кратко и обективно резюме на доклада, без да навлизате в подробности или буквално да цитирате оратора.
Запишете предприетите или маркирани действия. Това включва проверка на задачите, възложени на последната среща и нови действия. Някой остана ли да напише писмо? Запишете името и инструкциите на човека.
- В зависимост от формалността на срещата, много от тези действия могат да попаднат в класификацията на „предложенията“. При по-малко официални срещи може да се наложи да държите ушите си отворени и за не толкова ясно организирани решения.
- Споменете накратко мотивите зад решението, ако е дадено такова.
Запишете всички точки на реда и решенията. Винаги, когато се направи възражение по дадена процедура, запишете пълното възражение и неговата основа, както и цялото решение, взето от президента.
- Включете всички препратки към Правилата на Робърт, организационните политики или фирмения протокол.
Запишете резюмета на дискусиите само при поискване. Официално протоколите записват какво е било Свършен, не това, което беше казахИзпълнете обаче конкретни искания, които организацията отправя към вас.
- Когато записвате дискусии, бъдете възможно най-обективни. Включете конкретни точки, а не мнения и минимизирайте употребата на прилагателни и наречия. Вашата цел е да пишете по сух, фактически и досаден начин!
- Не давайте имена на хората по време на резюмето на дискусията. Особено важно е да не правите това в разгорещени дискусии, които могат да ви обидят.
В края на срещата завържете краищата. Запишете времето, в което е приключило, и не забравяйте да получите копия на отчети или да напомните на някой да ви ги изпрати.
- Разгледайте бележките си, за да видите дали нещо липсва или се нуждае от пояснение. Ако трябва да попитате някого нещо, направете го, преди човекът да си тръгне.
Част 3 от 4: Преписване на протокола
Започнете този процес възможно най-скоро. Най-добре е да препишете официалните протоколи веднага след срещата, когато събитията ще останат свежи в съзнанието ви.
Използвайте компютър, за да въведете бележки за срещата. Може би вече сте направили това, ако сте използвали бележник. Запазете бележките си и започнете нов документ за минутите, за да можете да сравните двете неща едно до друго.
Форматирайте бележките си в организирани параграфи. Всяко ново предложение, решение или процедурен въпрос трябва да бъде в свой собствен параграф. Когато ги форматирате, уверете се, че:
- Използвахте правилния правопис и граматика. Ако трябва, използвайте проверка на правописа.
- Той използва същото време в целия текст. Използвайте идеалното минало време или настоящето, но не ги редувайте в един и същ документ.
- Беше възможно най-обективно. Вашето мнение не трябва да се появява в протокола, тъй като се стремите да създадете обективен запис, който всеки може да използва.
- Той използвал прост и точен език. Всеки неясен език трябва да бъде заменен с точни думи и украсените описания трябва да бъдат премахнати.
- Той включваше само предприетите действия, а не дискусиите. Освен ако не бъдете помолени да запишете дискусиите, съсредоточете се върху това, което беше Свършен, не това, което беше казах.
- Той номерира страниците за лесно справяне.
Раздайте проект на протокола на членовете. Изпратете копие до всеки от тях, като използвате информацията за контакт в листа за присъствие. Ако не разполагате с тази информация, ръководителят на събранието трябва да може да се свърже с вас.
Получете одобрение на протокола. Може да бъдете помолени да го прочетете на глас на следващата среща и да го изпратите за одобрение. Ако движението е прието, запишете го.
- Ако протоколът е коригиран преди да бъде приет, направете промени в документа и посочете в края, че протоколът е коригиран, без да се описват конкретните корекции.
- Ако е направено предложение за коригиране на протоколите, след като са одобрени, включете точните думи на това предложение в съответния протокол и дали е одобрено или не.
Част 4 от 4: Използване на шаблон за протокол от заседанието
Отидете на сайта за шаблон за среща. Тези предварително направени шаблони ще спестят време за организиране на минути и ще помогнат за предотвратяване на грешки.
Прекарайте време в разглеждане на всеки сайт. Използвайте техните функции за търсене и преминете през опциите, за да намерите най-добрата за вас.
- Ако имате нужда от конкретен модел, като общ или стандартен, потърсете в уебсайтовете вашите специфични нужди и изтеглете моделите, като щракнете върху съответните бутони. Запазете ги на лесно намиращо се място, за да не ги загубите.
Отворете файла. След като го изтеглите, разархивирайте го и го отворете в Microsoft Word или Excel. За да подобрите качеството и лекотата на използване, използвайте най-новата версия на Microsoft Word, тъй като актуализирането му ще улесни нещата и ще ви позволи да се възползвате от новите функции.
Добавете фирменото лого и авторски права в заглавката. Изтрийте примерното лого, но не и без първо да прочетете условията за използване, от които сте получили модела. В крайна сметка няма нужда от правни проблеми, нали?
Променете заглавието. В областта на заглавието маркирайте думите „Среща / група“ и напишете заглавието на вашите протоколи.
Променете темата (по избор). За да направите модела на вашите минути по-красив и по-професионален, помислете за промяна на цветовете или за избор на готова тема. Лесно е: намерете раздела „Оформление на страницата“ и го следвайте до раздела „Цветове и теми“. Там можете да персонализирате външния вид на вашия модел и дори да го направите да съответства на цветовете на логото на вашата компания.
Назовете разделите на шаблона. В модела трябва да има няколко имена на полета. Може да се нуждаете от повече или по-малко, или все още не ви харесва как се именуват разделите. Персонализирайте ги така, че да отговарят на вашите нужди за среща.
Запазете шаблона в бележника си, за да можете да го носите на срещи и да започнете да правите протоколи. Ако продължите да използвате Microsoft Office, нещата ще бъдат бързи и лесни и можете да следите срещата дори по-организирана и по-точно от преди. Като алтернатива можете да отпечатате вашия шаблон, за да го запишете на ръка, но запазете височината на полетата, за да можете да въведете толкова информация, колкото ви е необходима.
Прегледайте вашия модел. Честито! Шаблонът на протокола за срещата ви е завършен. Очаква се вашата производителност и точност по време на срещи да се покачат експоненциално, сега, когато имате модел, който да ви насочва и организира мислите ви. Както при всеки проект, прегледайте подробностите, за да видите дали нещо липсва или обърква. След като се уверите, че всичко е наред, ще завършите модела си и ще бъдете готови за следващите срещи.
Съвети
- Въведете протокола веднага след приключване на срещите, тъй като е най-добре да ги съхранявате, докато събитията са все още свежи. Също така е важно участниците да получат копие от действията, които трябва да предприемат възможно най-скоро след приключване на срещата.
- Седнете възможно най-близо до ръководителя на срещата, за да можете да чуете всичко и да поискате разяснения, без да се налага да повишавате тон.
- Съхранявайте протоколите в архива на сигурно място.
- Помолете хората да запишат своите предложения, така че да не се налага да ги регистрират на място.
- Не се страхувайте да прекъсвате и да поискате разяснения по всяко време.
- Протоколите са много важни: те се пазят и могат да се използват години по-късно. Ако проблемът е законен, например, репутацията на някого може да зависи от минути.
- Прочетете някои части на Актуализирани правила за поръчка на Робърт, по-специално раздела, който говори за това да бъдеш секретар.
- Записвайте нещата така, както се случват. Ако една и съща тема се появи два пъти, не я групирайте заедно.
Предупреждения
- Не влагайте твърде много подробности в протокола. Дори да бъдете помолени да запишете дискусии, дръжте ги възможно най-кратки и обективни. Ограничете се да докладвате само основните моменти, които възникват, или ще бъдете претоварени и ще попълните документите с ненужни подробности.
- Личните тълкувания и чувства на лицето, отговорно за протокола, не трябва да влизат в записите.
- Ако част от срещата е поверителна, не докладвам. Вместо това напишете, че "бордът докладва, че дискусията е поверителна. Следователно не е записана."
- Ако бъдете помолени да запишете поверителна дискусия, като например среща между адвокат и вашия клиент, направете това след минута разделени и го пазете от протокола от общото събрание. Маркирайте го като поверително и изяснете кой ще има достъп до него.
