Съдържание

• Стъпки
• Въпроси и отговори на общността
• Съвети

Други раздели

Много адресни книги са доста неорганизирани с адреси, които никога не се използват, имейл адреси в колоната „Имена“, грешно написани имена, имена без главни букви и дублирани адреси или имена. Разпознавате ли вашата адресна книга тук?

Стъпки

1. 

   Да започваме; отворете вашата адресна книга на Outlook Express, като щракнете върху иконата за адресната книга.

2. 

   
   
   Погледнете надолу в списъка и намерете всички имейл адреси, които вече не са необходими, с левия бутон на мишката и след това щракнете върху икона. Алтернативен начин щракнете върху всички неизползвани адреси и изберете от падащото меню. Повторете, докато всички неизползвани адреси изчезнат.

3. 

   
   
   Проверете отново списъка с имейл адреси и намерете такъв, където имейл адресът се появява в полето „Име‿ (колона). Щракнете двукратно върху този имейл адрес и ще се появи прозорец „Properties‿. Забележете няколко раздела в горната част, започвайки с „Обобщение“, след това „Име“ и „Начало“. Щракнете върху и в следващия прозорец отбележете, че полето „First name“ вече е в режим на редактиране, просто започнете да пишете в това поле с главна буква и останалата част от първото име, а не фамилното име. След това щракнете в полето „Фамилия“ (или Tab два пъти, за да получите мигащия курсор там) и въведете там фамилното име на контакта. Имейл адресът ще остане в имейл кутията. Когато имената се въведат правилно, щракнете върху OK

4. 

   
   
   Повторете за всеки имейл адрес, който се появява в полето за име. Сега потърсете всички записи, където може би има само едно име или фамилия, или име, или правописна грешка, или без главни букви. Щракнете двукратно върху всеки и ги редактирайте както по-горе, докато адресната ви книга изглежда малко по-професионално.

5. 

   Сега, за да се организираме малко по-нататък, да речем, че имате няколко имена в адресната си книга, които много рядко използвате, но все пак искате да ги запазите. Друг случай може да са някои контакти от клуб, църква или работа, които заемат място във вашата адресна книга и рядко ги използвате. Ето как да ги групирате в отделни папки.

6. 

   Отворете адресната книга, щракнете с мишката (изберете) „Споделени контакти“, след което щракнете Ново>Нова папка в появилото се поле въведете подходящо име за група имейли, които искате да съхранявате заедно. Когато сте готови, щракнете върху OK и забележете новата папка, изброена в левия панел.

7. 

   Най-лесният начин да получите имената в новата папка е да изберете всяко име и да ги плъзнете и пуснете в новата папка едно по едно. Ако имате име, което искате в двете папки, задръжте Ctrl , докато плъзгате и пускате, за да го копирате в новата папка.

Въпроси и отговори на общността

Съвети

• Ако сте отделили време да организирате адресната си книга, отделете допълнителни две минути, за да „запазите“ имейл адресите на друг носител за съхранение, 3 1/2 “дискета, CD или друго устройство. Отворете адресната книга, след което отидете на
  , наречете адресната си книга нещо като „Адрес февруари 2006 г.“, след това запазете на избрания от вас носител, където ще бъде безопасно, ако компютърът ви се срине или купите нов компютър. Правете това редовно.