Автор:
Robert White
Дата На Създаване:
6 Август 2021
Дата На Актуализиране:
12 Може 2024
Съдържание
Всички знаем, че организирането на работа е важно; въпреки това, това е безкрайна битка за много хора. Вярвате или не, да останете организирани не е толкова трудна задача, колкото звучи. Някои бързи промени в навиците и текущите решения могат да направят този процес по-лесен, отколкото си мислите.
Стъпки
Метод 1 от 4: Управление на вашето пространство и време
Наблюдавайте вашите дейности. В продължение на няколко дни записвайте няколко от вашите дейности в дневник. Това ще ви помогне да видите точно какво правите, без дори да го осъзнавате, и ще получите първоначално усещане за вашите организационни и продуктивни неуспехи. Освен това трябва да изпълнявате това упражнение, като имате предвид общите си цели. Чрез дневника на дейностите ще можете да видите кои задачи могат да ви губят времето и кои могат да допринесат за вашите цели.
Определете графиците си с висока производителност. Някои хора са продуктивни сутрин, докато други мразят идеята да стават рано. Вече може да имате усещане за частите от деня, които ви правят по-продуктивни. Независимо от вашите предпочитания - нощи, сутрини, обяд или непосредствено преди или след „час на пик“ - възползвайте се от тези периоди, за да увеличите максимално производителността си.
Приоритизирайте вашите задачи. Всички знаем, че някои задачи са по-важни от други; обаче не винаги им даваме адекватен приоритет. Разработете например система, която класифицира задачите чрез напомняния, които включват марки като флагове или звезди с честност и гъвкавост. Дръжте тези напомняния близо до вашия компютър или бюро, независимо дали са виртуални или физически. Отделете повече от времето и енергията си за елементите с най-висок приоритет в списъка. Примерите могат да включват задачи с кратки срокове, като нещата, които трябва да доставите до края на деня или на следващия ден. Можете също така да дадете приоритет на отговорите на клиенти, шефове или други, които отговарят за генерираните разходи. И ако не сте сигурни колко чувствителна или важна е дадена задача, винаги е добре да попитате.
Изпълнете незабавно бързите задачи. Не всички задачи трябва да бъдат приоритизирани и планирани за точно определено време.Планирането или планирането на някои от тях може да отнеме толкова време, колкото и завършването им. Ако е така и можете да изпълните тези задачи веднага, насладете се! Справянето с тези препятствия по този начин също ще ви помогне да избегнете отлагането.
Управлявайте бъркотията и работните материали. Нашите маси лесно се придвижват от сцени на безпорядък към сцени на разрушение, достойни за филми - което затруднява организацията. Някои хора дори работят при строги правила за почистване. Въпреки че не са от съществено значение, предприемете някои стъпки, за да почистите работната си станция.
- Възобновете поръчката. Изхвърлете боклука и систематично архивирайте материалите, от които се нуждаете. Почиствайте бъркотията, когато е възможно: по време на почивки или между задачи.
- Почистете незабавно замърсяванията, които генерирате. Така че, няма да се притеснявате за почистване по-късно. Освен това, това ще попречи на настоящото разстройство да остане на вашата маса в бъдеще.
- Поддържайте необходимите консумативи на една ръка разстояние. Очевидно не всичко около вас е признак на разстройство. Наличността на инструментите, които използвате, спестява вашето време и използва добре ценното ви пространство.
Планирайте часове за дейности и срещи. Някои хора планират само срещи, но не правят списъци с необходимите дейности. Планирането на най-важните задачи, както и срещите, могат да бъдат полезни. Можете също да групирате конкретни задачи. Например: планирайте срещи само във вторник и четвъртък. Също така запазете свободното си време в календара си, за да отделите време за творчество за себе си или да поберете неочаквани събития.
- Използвайте дневен ред и календар. Тези инструменти могат да бъдат хартиени или виртуални, под формата на приложения като iCalendar и Google Now.
- Разделете дейностите си в категории. Категоризирането или разделянето на дейностите по цвят може да ви даде бързи визуални напомняния за важното. Тези категории могат да включват например: кореспонденция, проекти, събития, срещи, дискусии и дори почивки или време за физически упражнения.
- Оптимизирайте технологията си. Виртуалните календари и имейл платформи, като Outlook, могат да комбинират вашите списъци със задачи, вашите контакти и адреси. Това не само прави всичко по-ефективно, но и оптимизира процеса на мислене.
- Когато е възможно, делегирайте задачи. Като се има предвид интензивността на един работен ден, лесно е да се забрави, че не е нужно да правите всичко сами. Делегирайте задачи на асистент или, ако сте особено затрупани от домакинска работа, помолете колега да ви направи услуга и да ви помогне с определени задачи. Можете да ги възнаградите, когато всичко е по-спокойно.
Метод 2 от 4: Системна грижа за вашия имейл
Проверявайте имейлите си по насрочено време. Не всеки трябва да се придържа към входящата си поща, тъй като много получени съобщения не са толкова спешни. Ако работите на място, което не изисква незабавни отговори на имейли, проверявайте пощенската си кутия по график - около три или четири пъти на ден.
Архивирайте имейли. Възползвайте се от папките и етикетите, вместо да оставяте съобщенията да се трупат във входящата ви поща. Outlook има папки и подпапки, докато Gmail има етикети и няколко отделни входящи кутии. Ако сте журналист, например, вашите папки могат да се наричат „Текущи отчети“, „Бъдещи отчети“, „Стари доклади“, „Интервюта и източници“ и „Истории и идеи“.
- Изтриване и архивиране. Архивирайте старата и важна поща и изтрийте останалите. В горния пример папката „Стари отчети“ служи като файл на журналист. Когато започнете да изтривате стари имейл съобщения, ще се изненадате колко елемента отиват в кошчето и колко елементи се съхраняват. Някои хора също обичат да имат входящата си поща празна - да не оставят нито едно съобщение непрочетено (или да не оставят съобщения във входящата си поща). В допълнение към използването на папки и етикети, можете да изпразните полето с помощта на функцията "Архивиране", изтриване на стари имейли по време на почивки на работа или използване на приложения за организиране на акаунти.
Винаги, когато е най-ефективно, използвайте други форми на комуникация. Понякога обикновено телефонно обаждане може да разреши проблем, който изисква обмен на десет имейла. Ако е така, обадете се на човека! Ако знаете, че размяната на имейли ще породи дискусия или включва много съобщения, може би е най-добре да говорите по телефона. По този начин ще можете да получавате повече подробности, като същевременно избягвате дълга и продължителна дискусия чрез електронни съобщения. Можете дори да изпратите имейл до колега и да кажете нещо като „Имам много въпроси към вас по тази тема. Може би трябва да поговорим помежду си. Мога ли да ви се обадя след пет минути?“
Ограничете прекъсванията. Въпреки че стратегическите почивки са полезни, прекъсванията по време на работното време не са. Те могат да ви забавят, да нарушат темпото ви на работа и да ви накарат да загубите начина си на мислене. Затова се опитайте да използвате специални писмени и гласови съобщения, когато знаете, че сте твърде заети. Тези инструменти не трябва да се използват само когато не сте в офиса; те могат да се използват, когато сте затрупани със задачи. Много хора също използват политиката на „отворена врата“ - но не е нужно да оставяте стаята си отворена през цялото време. Можете дори да оставите приятелска бележка на вратата, като казвате нещо като „Аз съм в средата на разговора“ или „Зает съм. Моля, върнете се по-късно или изпратете имейл“.
Използвайте услугите на "облаци". Услугата в облак (известна също като „изчислителни облаци“) може да бъде разгледана, тъй като е по-евтина, мащабируема, ефективна и лесно актуализирана. Съдържанието, предоставено от тези облаци, може да бъде особено полезно, тъй като имате достъп до него на различни устройства: компютри, таблети, смартфони и т.н. Облачното съхранение също служи като основен или вторичен начин за създаване на цифрови архиви. Консултирайте се с лицето, отговорно за ИТ или софтуер на вашето работно място. Може вече да имате свободно пространство в облаците (или дори можете да го купите за малки годишни такси).
Използвайте предпочитаните от интернет. Най-добрите браузъри правят възможно маркирането - когато запазвате и организирате имейл адреси, които посещавате често, за лесен и бърз достъп. Възползвайте се от тях, за да не забравяте за важни уебсайтове, които съдържат новини или информация от бранша.
Метод 3 от 4: Възползване от времето
Избягвайте да практикувате няколко задачи едновременно. В тази връзка повечето експерти имат сходни мнения. Въпреки че може да изглежда бързо и готино по телевизията, едновременното практикуване на няколко задачи („многозадачност“ или „многозадачност“) не е ефективно и може да влоши ефективността на организацията ви. Изберете да посветите цялото си внимание на една задача наведнъж; завършете го и преминете към следващия елемент от списъка.
Създайте график или календар за себе си. За щастие, повечето работни места не изискват да планирате конкретно всичко през деня си. Съхраняването на основен график на акцентите и най-важните събития и задачи за деня може да бъде полезно.
- Определете срокове за определени дейности. Някои задачи не изискват тези ограничения, но други трябва да имат времеви параметри, за да можете да подобрите производителността си. Помислете за ежедневните дейности, които обикновено отнемат повече време от обикновено - и им дайте конкретни срокове в бъдеще.
- Отделете допълнително време за други дейности. Някои дейности - както може би сте научили от опита - в крайна сметка изискват повече време от очакваното; това обаче не е непременно лошо нещо. Отделете, например, допълнително време преди и след това за изпълнение на този тип задачи (и особено за важни събития и срещи).
Използвайте хронометър, физически хронометър или аларма. Тези инструменти могат да бъдат ефективни, когато се използват пестеливо. Някои хора обичат да задават алармите си 10, 15 или 30 минути предварително, за да получават предварителни предупреждения и да се подготвят за дейност. Можете също да използвате напомняния.
Избягвайте да отлагате дейностите си. Задайте си въпроса дали това отлагане е крайно необходимо или е просто пример за отлагане. Ако смятате, че отлагате, не отлагайте задачата - завършете я веднага! Когато обаче отлагането на дадена дейност е неизбежно, запомнете точката, в която сте я прекъснали и задайте друго точно време, за да я завършите. Друга възможност е да се създаде план за действие при извънредни ситуации. Например: ако трябва да се откажете от срещата лице в лице, може да сте в състояние да се обадите (чрез аудио и / или видео) с лицето.
Метод 4 от 4: Грижа за вашето физическо и психическо здраве
Правете почивки. Важно е да имате психически почивки, за да останете здрави и продуктивни. Склонни сме да сме толкова потопени в работата, че понякога не правим почивки - толкова важни. Тези почивки ни дават почивката, от която се нуждаем, и подобряват производителността ни, но също така ни позволяват да се отдръпнем и да се запитаме дали използваме времето си възможно най-ефективно.
Спете по-добре. Ако не спим добре, на следващия ден може да сме зашеметени, уморени или безразборни, което може да подкопае ефективността и нашите планове в работата. Планирайте да почивате поне седем или осем непрекъснати часа на нощ.
Не се сравнявайте с колегите си. Работата на повечето от тези хора е различна от нашата и всички те имат различни методи на организация. Метод, който има смисъл и е ефективен за някой, когото познавате, може да не е най-добрият за вашата рутина и обратно.
Приемете, че организацията е непрекъснат процес. Не очаквайте да бъдете перфектни. Организацията е непрекъсната и изисква постоянно внимание. Няма да сте идеално организирани всеки ден; малко поръчка обаче може да ви направи много по-ефективни.
