Съдържание

• етапи
• Част 1 Започнете писмото
• Част 2 Напишете тялото на писмото
• Част 3 Завършете писмото
• Част 4 Попълване на писмото

В тази статия: Започнете букватаНамалете тялото на писмото Попълнете букватаНамерете буквата14 Позовавания

Трябва ли да напишете търговско писмо? По принцип тези видове писма следват добре позната и лесна за прилагане структура, която се адаптира към разнообразно съдържание. Бизнес писмото трябва винаги да е с дата. Освен това тя трябва да съдържа няколко абзаца и информация за изпращача и получателя. Напишете своето и направете необходимите промени, ако е необходимо, за да се съобразят със стандартите, определени от вашата компания.

етапи

Част 1 Започнете писмото

1. 
   

   
   Запознайте се с оформлението. Независимо от съдържанието на вашето писмо, трябва да приложите определени правила за представяне. Търговските букви трябва да бъдат въведени. Използвайте общ шрифт като "Arial" или "Times New Roman". Ако е възможно, изберете опции с подплатени параграфи, което е еквивалентно на започване на всеки нов абзац, като натиснете клавиша два пъти. влизане и не се отдайте.
   • Оставете марж от 2,5 см от всичките четири страни.
   • Цифровото бизнес писмо трябва да бъде съставено с помощта на общ шрифт. В професионален имейл избягвайте да използвате курсив или e в цвят, различен от черно и бяло.

2. 
   

   
   Изберете подходяща хартия. Е трябва да бъде отпечатана на лист с размер А4. Ако живеете в Съединените щати, използвайте хартия с размер на букви, която е 216 мм × 279 мм или 8,5 "× 11". Някои големи договори могат да бъдат отпечатани на легални размери (216 mm × 356 mm).
   • Ако отпечатате писмо, за да го изпратите, помислете дали да използвате хартия, носеща главата на компанията. Това ще даде официално писмо на писмото ви, защото читателят ще види логото и информацията за контакт на вашата компания.

3. 
   

   
   
   
   Въведете информацията за компанията. Въведете името и адреса на компанията, като напишете всеки елемент от адреса на отделен ред. Ако работите от свое име, добавете името си или вместо името на компанията или по-горе.
   • Ако вашата компания има готова за употреба заглавка, можете да я използвате, вместо да пишете данните сами.
   • Ако въведете адреса сами, го обосновете или вляво, или вдясно в горната част на страницата, в зависимост от вашите предпочитания или инструкциите на компанията.
   • Ако изпратите писмото в чужбина, напишете името на държавата с главни букви.

4. 
   

   
   Посочете датата. За повече строгост напишете пълната дата. Например: „1 април 2012 г.“. В писмо, представено на френски език, мястото и датата трябва да се показват в горната дясна част на страницата.
   • Ако писането на писмото ви продължи няколко дни, посочете датата, на която сте приключили с писмото.

5. 
   

   
   
   
   Добавете информация за получателя. Въведете пълното име на получателя, заглавието, ако е приложимо, името и адреса на фирмата. Тази информация трябва да се показва в този ред, като всеки елемент е на отделен ред. Ако е приложимо, включете референтен номер. В писмо, представено на французите, информацията за получателя трябва да бъде посочена вдясно, няколко реда под датата.
   • За да получите отговор директно, е желателно да адресирате писмото до конкретен човек. Направете малко проучване, ако пренебрегнете името на получателя. Свържете се с компанията, за да разберете името и заглавието на съответното лице.

6. 
   

   
   Изберете форма за обаждане Тази формула служи за изразяване на уважението ви към получателя. Ще изберете формулата си в зависимост от това дали познавате своя съсед или не. Ще вземете предвид и степента на познаване или формализъм на вашите отношения. Разгледайте опциите в следния списък.
   • Използвайте израза "На кого отдясно:" само ако не знаете точно до кого да се обърнете към писмото си.
   • Ако връзката ви с получателя е повърхностна, най-добре е да използвате „господине“ или „госпожо“, за да избегнете странно.
   • Можете също така да посочите заглавието на получателя, например: "Г-н директор".
   • Ако знаете получателя много добре и ако вашите отчети са познати, можете да използвате по-лична формула, например "Скъпа моя Сюзан".
   • Ако се съмнявате в пола на получателя, използвайте формулата: "Дами, господа".
   • Не забравяйте да поставите запетая след формулата за повикване или двоеточие (:) след израза "На кого е правилно".

Част 2 Напишете тялото на писмото

1. 
   

   
   Приемете подходящ тон. Според добре известна поговорка времето е пари и повечето бизнесмени мразят да си губят времето. Следователно писмото ви трябва да бъде написано с кратък и точен тон. Улеснете четенето, като отидете направо до въпроса и започнете с кратък параграф.Например, винаги можете да започнете с изречение като това: "Пиша за ...".
   • Избягвайте цветните преходи, помпозните думи или дългите криволичещи изречения. Вместо това, потърсете най-основното възможно най-бързо и ясно.
   • Приемете убедителен стил. Най-вероятно целта ви е да убедите читателя си да направи нещо, да промени мнението си, да коригира проблем, да плати сметка или да предприеме действия. Така че, излагайте своята гледна точка с убеждение.

2. 
   

   
   Използвайте лични местоимения Напълно правилно е да използвате в търговска буква лични местоимения аз, нас и ви, Когато става въпрос за себе си, използвайте личното местоимение аз, Ще използвате личното местоимение, ви да говорим за получателя.
   • Бъдете внимателни, когато пишете писмо от името на организация. Ако представите гледната точка на компанията, трябва да използвате личното местоимение нас, Така читателят ще знае, че става въпрос за гледната точка на компанията. Ако изразявате собствено мнение, използвайте аз .

3. 
   

   
   Бъдете ясни и сбити. Информирайте читателя си точно по темата на вашата реч, защото той ще ви отговори бързо, само ако писмото ви е ясно като вода от скала. По-специално, трябва да посочите недвусмислено дали искате получателят да ви даде нещо или да действа в определена посока. Обяснете позицията си възможно най-кратко.

4. 
   

   
   Използвайте активния глас. Когато описвате ситуация или когато отправяте заявка, не забравяйте да използвате активния глас, а не пасивния глас. Рискът ти да бъдеш двусмислен или безличен, ако се изрази в пасивния глас. В допълнение, активният глас е по-опростен и отива направо към точката. Ето два примера.
   • Пасивен начин: „Вашите слънчеви очила не са проектирани или произведени с оглед на силата. "
   • Активен начин: „Вашата компания проектира и произвежда слънчеви очила, без да обръща внимание на здравината им. "

5. 
   

   
   Бъдете спокойни, ако е необходимо. Писмата се пишат от хората на други хора. Избягвайте стандартните букви колкото е възможно повече, защото няма да можете да изградите връзка с някого, като им изпратите стереотипно писмо. Избягвайте обаче разговорни или жаргонни изрази, като „трябва да се каже“, за „трябва да се приеме“ или „пари“ за „пари“. Поддържайте професионален стил, но дружелюбен и приятелски настроен.
   • Ако познавате получателя много добре, е възможно да включите любезна формула, с която да изразите своите поздрави.
   • Използвайте здравия разум, за да определите аспектите на вашата личност, които ще разкриете. Понякога малко хумор наистина прави бизнес отношенията по-лесни, но внимавайте, преди да разкажете анекдот.

6. 
   

   
   Бъдете учтиви. Трябва да сте, дори и да пишете жалба или писмо. Проучете позицията на адресата и му предложете с приветлив и приятен тон да направи каквото можете в разумни граници.
   • Например, нечестна жалба може да бъде написана така: „Мисля, че слънчевите ви очила са толкова бедни, че реших да не купувам повече. От друга страна, учтиво твърдение би изглеждало така: „Разочарован съм от вашите слънчеви очила и реших да се запася с други доставчици в бъдеще. "

7. 
   

   
   Използвайте a втора страница в заглавката за вашите допълнителни страници. Повечето бизнес писма трябва да са достатъчно кратки, за да се поберат на една страница. Но ако писмото ви е по-дълго, например договор или правни заключения, може да ви трябват допълнителни страници. Използвайте a втора страница заглавка, направена от същата хартия като първата страница, но обикновено със съкратен адрес.
   • Напишете номера на страницата на втората и следващите страници в горната част на страницата. Можете също да включите името на получателя и датата.

8. 
   

   
   Вържете всичко. В последния параграф обобщете точките, които сте адресирали в основната част на писмото, и ясно посочете своя план за действие или какво очаквате от получателя. Предложете да се свърже с вас, ако има въпроси или притеснения да изрази. Благодарете на получателя за вниманието, което е оказал на разглежданото писмо или въпрос.

Част 3 Завършете писмото

1. 
   

   
   Изберете форма на учтивост. В заключение, както и във формулярите за обжалване, той трябва да покаже уважение и формализъм. Можете да изберете, без да рискувате да се заблудите, формула от рода на: „моля, повярвайте (господине) в увереността на моето уважение“ или „Моля ви да изразите (господине) израза на моите предани чувства. По същия начин, ако това е имейл, помислете дали да използвате фрази като "сърдечно", "уважително" или "искрено", които са по-малко официални, но приемливи.

2. 
   

   
   Подпишете писмото. Прескочете около четири реда, преди да подпишете подписа си. Отпечатайте писмото си, преди да го подпишете. По-добре е да използвате синьо или черно мастило. Ако изпратите писмото си по имейл, сканирайте подписа си и поставете снимката в съответната част на писмото.
   • Ако подпишете писмото от името на друг човек, напишете „p. стр. : »Преди вашия подпис. Това е съкращението на израза "чрез прокси", което означава "вместо" или "в името на".

3. 
   

   
   Въведете вашето име и информация за контакт Под подписа си въведете вашето име, заглавие, телефонен номер, имейл адрес или друга приложима информация за контакт. Напишете всеки елемент на независим ред.

4. 
   

   
   Добавете инициалите на машинописката. Ако писмото е написано от друг, различен от автора, можете да добавите инициалите на този човек под подложката за подпис. Понякога някои компании искат да включат инициалите на автора на писмото, за да намерят по-лесно хората, участвали в развитието на писмото.
   • Ако намерите само инициалите на машинописката, напишете ги с малки букви, например: mj.
   • Ако включите автора, използвайте главни букви, като запазвате инициалите на машинописта в малки букви, например: RW: mj. Възможно е да се разделят двете инициали с наклонена черта, например: MW / mj.

5. 
   

   
   Посочете прикачените файлове. Ако сте прикрепили части към писмото си, напишете естеството на тези части, няколко реда под координатите си, като посочите броя и вида на частите. Например, напишете: "Приложения (2): формуляр, брошура".
   • Можете също да съкратите израза "Приложения", като напишете "P. j".

6. 
   

   
   Въведете имената на получателите. Ако изпратите копие на писмото на друго лице, трябва да го споменете в писмото, като напишете съкращението "cc" под реда "Приложения", последвано от името и заглавието на лицето. Това съкращение означава "копие на любезното съдействие". Това е и съкращението на израза "истинско копие", когато буквите са били написани с карбонова хартия.
   • Например, напишете: „cc: Мари Мартин, директор„ Маркетинг “.
   • Ако добавите повече от едно име, подредете второто име под първото, но без "cc:"

Част 4 Попълване на писмото

1. 
   

   
   Коригирайте писмото. Оформлението е ключов елемент, който отразява вашия професионализъм. Но трябва да поправите грешките си, за да докажете на получателя, че сте способен и отговорен. Пуснете проверката на правописа на вашия софтуер за електронна обработка, но също така прочетете внимателно писмото си, преди да го изпратите.
   • Проверете дали писмото е ясно и сбито. Има ли абзаци, които съдържат повече от три или четири изречения? Ако случаят е такъв, опитайте да премахнете ненужните изречения.
   • Ако писмото е изключително важно, помислете да помолите някой от вашите приятели или колега да го прочете за вас. Понякога свежият поглед може да забележи грешки или пропуски, които може да не забележите.

2. 
   

   
   Не драскайте писмото си. Ако имате няколко страници, не ги подреждайте. Ако искате да поддържате страниците си в ред, можете да ги прикачите с горната лява щипка за хартия.

3. 
   

   
   Публикувайте писмото. Ако изпращате писмото по пощата, използвайте плик с търговски размер. Ако е възможно, вземете плик с логото на фирмата. Правилно запишете адреса на подателя и адресата. Сгънете писмото наполовина, така че адресатът първо да разгъне горния клап, а след това и долния. Уверете се, че получавате достатъчно от писмото си, преди да го изпратите.
   • Ако смятате, че вашето писане е объркано и не отразява вашата професионална компетентност, въведете адресите, като използвате софтуера за обработка на електронна поща и ги отпечатайте върху плика с вашия принтер.
   • Ако писмото е изключително важно или спешно, помислете дали да го предадете от услуга.
   • Ако искате да го изпратите по имейл, го преобразувайте във "HTML" или PDF формат, за да продължите да форматирате. Най-добре е обаче да изпратите писмото, отпечатано на хартия.