Съдържание

• етапи
• Част 1 Избор на език и формати
• Част 2 Подготовка за написване на вашата професионална бележка
• Част 3 Напишете своето професионално известие

В тази статия: Правете избор на език и форматПодгответе се да напишете своя професионален бележникРедуцирайте Вашите професионални бележки за спомен31

Меморандумът, известен също като бележка, е документ, който обикновено се използва за комуникация с колеги или членове на отдел. Можете да го използвате за външни лица, ако например трябва да се свържете с клиенти или сътрудници. Трябва да сте сигурни, че тази бележка е професионална, ясна и че се придържа към стандартите на вашата професия.

етапи

Част 1 Избор на език и формати

1. 
   

   
   Избягвайте да използвате твърде небрежен език. Като цяло езикът ви трябва да е ясен и прост, като същевременно остава професионален. Трябва да избягвате да приемате твърде познат тон.
   • Например, избягвайте да описвате неща като „Здравей! Трудно, трудно в понеделник, а? Е, исках да поговоря с вас за голям проблем във файл. "
   • По-скоро въведете директно в основата на въпроса: „Пиша, за да информирам всички за напредъка на Project Z.“

2. 
   

   
   Избягвайте да използвате емоционален език. По-добре е да се опитате да възприемете неутрален тон, когато пишете и избягвайте да използвате емоционално заредено лексикално поле. Направете всичко възможно да кажете фактите и доказателствата, които подкрепят вашите искания.
   • Например, избягвайте запитвания от типа „Мисля, че всички бихме били много по-щастливи, ако имахме право да се обличаме ежедневно в петък. "
   • Вместо това направете няколко проучвания, за да проверите дали има изследвания, които казват, че моралът на служителите се подобрява, когато имат по-голяма самостоятелност в избора на дрехите си, и ги цитирайте в бележката си.

3. 
   

   
   
   
   Използвайте предупредителни фрази. Когато ви предстои да цитирате доказателство или източник, не забравяйте да използвате език, който информира читателя за това, което правите.
   • Например, опитайте се да опишете следното: „Според нашите изследвания, ...“ или „Проучвания, проведени от Агенцията за защита на природата, показват, че ...“.

4. 
   

   
   Изберете подходящия шрифт. Вашата бележка трябва да бъде лесна за четене, така че трябва да избягвате използването на шрифт, който е твърде малък. Шрифтовете 11 и 12 са стандартни.
   • Вие също трябва да изберете обикновен шрифт като Times New Roman. Това не е моментът да играете със „смешни“ шрифтове като Comic Sans (ще се подиграем с вас, ако изберете този!).

5. 
   

   
   Използвайте стандартни маржове. Маржът от 2,5 см е типичен за професионалните бележки, въпреки че някои софтуер за електронна обработка понякога включва предварително форматирани бележки с малко по-големи полета (напр. 3 см).

6. 
   

   
   
   
   Използвайте единично разстояние. По принцип професионалните бележки не са двойно разположени. За да можете да номерирате страницата си, помислете за използването на единично разстояние, докато оставяте интервал между абзаци или части.
   • Обикновено не е необходимо да поставяте абзац в параграфите си.

Част 2 Подготовка за написване на вашата професионална бележка

1. 
   

   
   Решете дали искате да изпратите бележка. Ако трябва да кажете на няколко души от вашия екип за голяма работа, тогава изпращането на бележка е чудесна идея. Можете дори да изпратите такъв, ако общувате само с един човек, ако например искате или имате нужда от писмен запис на вашата кореспонденция.
   • В някои случаи обаче обръщането към тях директно към тях ще бъде по-ефективно.
   • В допълнение, някои данни може да са твърде чувствителни, за да бъдат записани в бележка.

2. 
   

   
   Определете целта си. Съдържанието и организацията на вашата бележка могат да се променят в зависимост от вашата конкретна цел. Повечето бележки са написани по следните причини.
   • Да предложа идея или решение. Например, ако мислите, че знаете как да коригирате притесненията на времето, можете да напишете идеите си в бележка и да ги изпратите на началниците си.
   • За възлагане на задачи. Например изпращането на бележка може да бъде ефективен начин за делегиране на отговорности за конференция, която вашият отдел ще проведе скоро.
   • Да направя доклад. Можете също да изпратите бележка за актуализиране на колеги за скорошно събитие, актуализиране на проект, докладване на напредъка или докладване на нови елементи в проучване.

3. 
   

   
   Ограничете темата си. Може да жонглирате много проекти и се изкушавате да изпратите бележка, за да информирате колеги, надзорни органи или клиенти за всичко, което работите в момента. Имайте предвид, че професионалните бележки трябва да се съсредоточат само върху един проблем.
   • Те трябва да бъдат кратки, ясни и лесни за четене бързо от заети хора. Следователно информацията не трябва да се пренебрегва. Фокусирането на бележката върху тема ще гарантира, че вашето съобщение е получено и разбрано.

4. 
   

   
   Помислете за вашата аудитория. Съдържанието, стилът и тонът на вашето професионално известие ще бъдат засегнати от планираната аудитория, така че помислете внимателно кой ще получи тази бележка.
   • Например, ще напишете различни видове бележки, ако пишете на колегите си, за да говорите за изненадващо парти за хората в офиса или ако пишете на вашия ръководител за резултатите от многомесечно проучване.

Част 3 Напишете своето професионално известие

1. 
   

   
   Назовете бележката си. Има различни видове професионални мачове. Обичайната практика за бележката е да я назовавате изрично.
   • Например напишете „Бележка“ или „Бележка“ в горната част на страницата.
   • От вас зависи дали искате да центрирате заглавието или да го оправдаете отляво. По принцип получените бележки се изследват и форматът се копира.

2. 
   

   
   Напишете заглавката на бележката си. Първата част трябва да включва четири части информация. Ще намерите повече подробности за всеки компонент в следващите стъпки.
   • ОДИТ: Предоставя имената и заглавията на хората, които ще получат бележката ви.
   • DE: предоставя вашето пълно име и заглавие.
   • ДАТА: предоставя пълната и точна дата. Не забравяйте да включите годината.
   • LOBJET: предоставя кратко, но точно описание на темата, за която се отнася бележката ви.
   • Обърнете внимание, че също е обичайно да се посочва темата с "Re:" или "RE:". Те са съкращения на англосаксонския "относно", тоест "за", "за" или "за".

3. 
   

   
   Изберете списъка си с получатели внимателно. Уверете се, че сте включили всички, които трябва да бъдат информирани. Ограничете разпространението на бележките си до тях.
   • Нежелателно е да изпращате бележка до цялата услуга, ако са засегнати само няколко души.
   • Хората бързо ще бъдат затрупани от тонове бележки и ще са склонни да ги игнорират или да не ги четат внимателно.

4. 
   

   
   Използвайте подходящите имена и заглавия за вашите получатели. Дори ако вашият шеф и вие се самоименувате с вашите имена, по-добре е вашата кореспонденция да остане по-официална. Например, можете да я наречете „Надин“, когато я прекосите в коридора, но като част от бележката си я наречете „госпожа Мартин“ или „д-р Мартин“.
   • Не забравяйте, когато попълвате информация за всички получатели: включете пълни имена и заглавия.

5. 
   

   
   Потърсете точните заглавия на хората, на които изпращате външно известие. Ако изпращате бележка на някой извън вашия офис, също е важно да знаете как да говорите с тях. Отделете време за проучване на неговия профил: тази информация вероятно е налична на уебсайта на неговата компания.
   • Например, има ли докторска степен? Ако е така, би било добре да го посочите като Dr.X.
   • Какво е заглавието му? Например, това е вицепрезидент или декан? Ако е така, не забравяйте да го посочите по този начин в бележката си.

6. 
   

   
   Напишете внимателно обекта. Трябва да сте сигурни, че тази линия остава ясна и не твърде обща, дори и да е кратка.
   • Например „New Deal“ е доста неясен и ако някой търси във файлове, които се връщат няколко седмици, вероятно ще е трудно да намери бележката ви.
   • „Доклад за проучване за разширяване на клиентската база“ би бил по-добър.

7. 
   

   
   Не забравяйте да пропуснете поздрави. От вас зависи дали искате да го направите с поздрав от рода на „Скъпа госпожо Дюпон“ или „Уважаеми колеги“. Това каза, имайте предвид, че тези поздрави не са необходими.
   • Това е предназначен да бъде бърз и ефективен комуникационен инструмент за важна информация и тези, които получават вашата бележка, трябва ясно да знаят откъде идва.

8. 
   

   
   Напишете първата част от бележката си. Обяснете ясно защо пишете и изпращате бележка.
   • Например „Пиша, защото ...“. Въведението трябва да осигури кратко представяне на това, което получателите ще намерят в бележката.

9. 
   

   
   Направете кратката част на въвеждането. Не си струва да давате всички подробности и / или доказателства в първата част.
   • Съкратете: няколко изречения или малък абзац ще са достатъчни.

10. 
    

    
    Вземете решение относно организацията на тялото на вашата бележка. След въвеждането професионалната бележка съдържа два до четири допълнителни абзаца преди заключението. Съдържанието и организацията зависят от вашия предмет.
    • Например, можете да изберете да подредите информацията в тялото по ред на важност. В противен случай, ако обясните процес, ще разделите частите на тялото на вашата бележка, за да съответстват на различните стъпки на този процес.

11. 
    

    
    Решете дали искате да включите субтитри и заглавия. Вашата професионална бележка трябва да включва ясни части. Обичайно е да го разделите, така че получателите да могат лесно да четат и усвояват информация. Можете да им помогнете да намерят по-нататък важните точки, като дадете заглавие на подчасти.

12. 
    

    
    Напишете прецизни субтитри. Уверете се, че целта на всеки подчаст е ясна за вашата аудитория.
    • Например, можете да включите всички подчасти, когато пишете за бъдещия ход на вашата услуга: „Нов адрес за нашата посока“, „Важни указания за преместване на услугата“ и „Календар за преместване на услугата“.

13. 
    

    
    Добавете изречения на тема към всяко тяло на абзаца. Първото изречение на всяка подчаст или параграф трябва да указва основната идея на тази част.
    • Отделни абзаци или части от бележката ви трябва да се фокусират върху една идея.

14. 
    

    
    Не забравяйте да използвате тирета. Използването на тирета или съставяне на списъци може да ви се стори полезно, ако искате да подчертаете важни точки. Това може да помогне на вашите читатели да разглеждат бележката ви по-бързо и по-ефективно.

15. 
    

    
    Останете кратки. По принцип професионалната бележка не трябва да надвишава две страници.
    • Това стандартно ограничение се прилага за документ, който включва единични водещи интервали с интервали между всяка част.

16. 
    

    
    Решете дали имате нужда от обобщен параграф. Като цяло няма да се налага да обобщавате написаното в бележката си, особено ако се опитате да го намалите до една страница.
    • Ако обаче информацията, която сте откроили, е сложна или сте изпратили по-дълъг от нормалното известие, може да е полезно да обобщите накратко основните моменти.

17. 
    

    
    Включете заключение. Дори ако смятате, че не е необходимо да обобщавате бележката си, все пак ще трябва да я заключите. Помислете за следното:
    • какво трябва да запомня от бележката? Трябва ли получателите да направят нещо? Трябва ли да отговорят преди определена дата? Ако е така, кажете толкова ясно.
    • ако те нямат нищо общо, включете малко заключително изречение като „Оставам на ваше разположение за допълнителна информация“ или „Уведомете ме, ако имате въпроси или притеснения“.

18. 
    

    
    Подпишете, ако желаете. Като цяло не е необходимо да добавяте пълното си име или подпис в края на бележката. Имайте предвид, че е по-безопасно да следвате примера на вашите колеги.
    • Ако подпишат официално (например „Искрено, госпожо Смит“), направете същото.
    • Дори и да пропуснете подписа, можете да добавите своите инициали в края на документа.

19. 
    

    
    Създайте бележка за възможни прикачени файлове. Ако добавите прикачени файлове към бележката си като таблици, диаграми или отчети, не забравяйте да ги включите в края на бележката. Например „Прикачен: Таблица 1“.
    • Трябва също да се обърнете към прикачените файлове в тялото на бележката.
    • Например, ако пишете, за да информирате служителите си за бъдещ ход на офиса, трябва да напишете нещо от рода на: „Бихме искали преместването да приключи до края на месеца. Вижте таблица 1, приложена за повече подробности относно графика. "

20. 
    

    
    Прегледайте внимателно бележката си. Преди да го изпратите, не забравяйте да го прочетете отново старателно. Проверете дали изреченията ви са граматически правилни, че няма правопис или пунктуация и че съдържанието има смисъл.
    • Помислете за забавяне на доставката, ако не е спешно. Ако го прочетете час по-късно, може да откриете грешки, които не сте виждали за първи път.
    • Ако бележката ви съдържа чувствителна информация, консултирайте се с правилата на вашата компания, за да разберете кой може да я прегледа и да се съгласи с нея.