Съдържание

• етапи
• Част 1 Организирайте се във времето и пространството
• Част 2 Управление на имейл
• Част 3 Управление на времето
• Част 4 Поддържане на физическото и психическо здраве

В тази статия: Организиране на времето и пространствотоУправление по имейл Управление на време Поддържане на физическо и психическо здраве15 Референции

Организирането е качество, търсено от набиращите персонал, тъй като е едно от най-добрите активи за осигуряване на качествена работа. Въпреки това много служители се сблъскват с различна степен в организацията.Ако сте част от него, знайте, че има прости и ефективни решения. ви дава няколко съвета, за да улесните професионалния си живот чрез по-добра организация.

етапи

Част 1 Организирайте се във времето и пространството

1. 
   

   
   Запишете дейностите си във вестник. Отделете една седмица, за да оцените всяка своя дейност, докато вървите. Тази типична седмица ще ви позволи да имате общ преглед на ежедневните си задачи. Ще можете да ги класифицирате според времето, което им е необходимо, и целите, които ще ви позволят да постигнете.

2. 
   

   
   Определете пиковете си на производителност. Някои хора са по-активни сутрин, докато други са по-ефективни след обяд. Каквото и да е най-доброто време за вас, възползвайте се от него за изпълнение на най-важните и сложни задачи.

3. 
   

   
   Приоритетно поставете задачите си. Вземете навика да водите дневник в хартиен или цифров вид. Преди да тръгнете през нощта или да пристигнете сутрин, маркирайте най-важните дейности: доклад, който трябва да бъде направен за кратко време, подготовка на среща ... Това ще ви позволи да отделите време и енергия, необходими за всяка задача, без да ви разпръсквате. Независимо от това, останете достатъчно гъвкави, за да включите нови изисквания в случай на промяна на обстоятелствата. Ако не сте сигурни в относителната важност на дадена задача, попитайте вашия сътрудник или ръководител за подробности.

4. 
   

   
   
   
   Бързо изпращане на малки задачи. Приоритизирането не означава отлагане! С други думи, ако имате маловажни, но лесно постижими задачи, не ги оставяйте за една нощ. Погрижете се за тези малки дейности възможно най-бързо, за да можете да се съсредоточите върху най-важните точки.

5. 
   

   
   Организирайте работното си пространство. Независимо дали имате малък офис или истинска стая, вашето пространство трябва да е благоприятно за ефективна работа! Разхвърляното работно пространство може да причини стрес и да ограничи производителността ви. Не става въпрос за това да станете тоалетен маниак! Просто трябва да вземете навика да редактирате бюрото си.
   • Съхранявайте работното си пространство. Отървете се от всички файлове и боклук, които изхвърлят вашия офис. За разлика от тях, внимателно класирайте важните части. Съхранявайте и почиствайте работното си пространство веднага щом имате възможност: по време на период на дейност, по време на почивка, между две задачи ...
   • Почистете, докато вървите. По този начин избягвате натрупването на хартия или парченца храна на бюрото си.
   • Дръжте нещата под ръка: телефон, химикалка, подложка за хартия ... Организирайте работното си пространство, за да го направите максимално функционален.

6. 
   

   
   
   
   Планирайте деня си. За да се организирате ефективно, трябва да планирате срещите си, но и всички други професионални задачи като четене на имейла си, писане на отчети ... Например, можете да прекарате един или два дни в седмичните срещи вие и останалата част от седмицата към другите си задачи. Не се опитвайте да попълвате празни периоди на всяка цена. Възползвайте се от възможността да се отпуснете или да помислите за по-малко непосредствени проблеми. Тези периоди на ниска активност също могат да предскажат очакваното.
   • Използвайте календар или календар. Можете да изберете дневен ред на хартия, електронен календар или приложения Разпространи съдържание или Google Now.
   • Категоризирайте дейностите си. Например, можете да ги класифицирате по тип (проект, събитие, среща, почивка ...) или по ред на важност. Изберете система, която ви позволява да видите основните си дейности с един поглед.
   • Оптимизирайте използването на цифрови инструменти. Например, перспектива може да се използва като адресна книга, календар или списък с дейности, които трябва да направите. Използвайки същия инструмент за планиране на професионалния си живот, печелите в ефективност.
   • Ако е възможно, делегирайте част от работата си. Може да е трудно да заредите асистент със задачи, възложени ви или да поискате помощта на колега. Това обаче ви позволява да се фокусирате отново върху дейностите, които можете да извършвате, и да оптимизирате управлението на времето си.

Част 2 Управление на имейл

1. 
   

   
   Ако е възможно, насрочете четенето на имейла си. Някои публикации може да изискват постоянна връзка с вашия s. Ако това не е вашият случай, не четете имейлите си до планираните часове през деня.

2. 
   

   
   Сортирайте имейлите си. Маркирайте важните разговори и класифицирайте имейлите си според тяхната цел, техния изпращач ... Използвайте функциите, предлагани от перспектива (папки и подпапки) или Gmail (етикети).
   • Изтрийте s, докато се обработват. Архивирайте важни разговори и имейли, които може да се нуждаете. Наличието на празна кутия, която всички са прочетени и обработени, може да бъде облекчение в края на деня. Ако го направите като правило, не забравяйте да бързате с обработката на имейлите си.

3. 
   

   
   Оптимизирайте средствата за комуникация. Независимо дали сте между колеги или с партньори, не се ограничавайте до разговор по имейл. Незабавният разговор или просто телефонът са предпочитани решения за бързината и човешкия контакт. Те могат да ви спестят ценно време и да ви спестят стреса от чакането на вашия отговор. Освен това е по-лесно да обменяте информация в нишката на устен разговор, отколкото в писмен вид.

4. 
   

   
   Ограничете ненавременните прекъсвания на работата. От съществено значение е да си правите почивки през деня. От друга страна, прекъсването ви в средата на задача да отговорите на телефона или колега, който минава покрай бюрото ви, нарушава работния ви график и губи време. Без да се изолирате напълно, не се колебайте да затворите вратата си или да оставите телефона си на телефонен секретар. След като задачата ви приключи, отговорете на различните искания. Това каза, не правете абсолютно правило с риск да изглеждате асоциални или недостъпни!

5. 
   

   
   Използвайте облачни изчисления. Тази технология позволява да се съхраняват големи количества информация чрез отдалечен сървър. Следователно той е евтин и подобрява достъпността на данните. По този начин можете да работите от всяко устройство, при условие че той има достъп до интернет. на облачни изчисления може да подобри качеството на вашата работа и управлението на вашето време, защото ви позволява да работите по-бързо и по-ефективно. Тази услуга обикновено се предлага като абонамент, платен от компанията. Не се колебайте да предложите използването на тази технология за вашата услуга.

6. 
   

   
   Използвайте функциите, предлагани от търсачките. Вече може да имате навика да записвате и класирате сайтовете в любимите си на лична основа. Не се колебайте да направите същото в офиса, особено ако имате собствен компютър. Например сайтовете на корпоративните партньори или общата информация са източници, до които се нуждаете от бърз достъп.

Част 3 Управление на времето

1. 
   

   
   Не се опитвайте да вършите повече от една задача наведнъж. В свят, доминиран от информационните и комуникационни технологии, се очаква служителите да са винаги на разположение и да отговарят на всички заявки едновременно. Всички експерти имат желание да кажат, че това явление на многозадачност води, обратно на изявите, загуба на време и качество на работа. Когато мозъкът ни е наситен с информация, той няма време да анализира всичко. По този начин изпълнението на няколко задачи едновременно увеличава стреса и намалява способността за анализ и концентрация. Има по-смисъл да решавате един проблем наведнъж.

2. 
   

   
   Създайте свой собствен график. Отвъд определянето на конкретна програма (среща, събитие, среща ...) е добре да имате общ график за деня си. Това ще ви позволи да прогнозирате пикове на активност и периоди на почивка.
   • Някои дейности, като например да мислите за проект или да изучавате досие на клиента, изискват концентрация и анализ. За да подобрите ефективността си, планирайте конкретно време, което да отделите за този вид дейност. Ако местите файлове или проекти, вашият интелектуален капацитет може да намалее, което ви прави по-малко ефективни. По същия начин, по-уморителните задачи като четене на поща или доклад трябва да бъдат ограничени във времето. В противен случай може да почувствате отегчение и забавяне или забавяне на активността.
   • Оставете допълнително време за някои дейности. Всъщност срещите или срещите може да отнемат повече време от очакваното. Въз основа на вашия опит, включете в графика си времеви диапазон, по-голям от обявената продължителност на събитието.

3. 
   

   
   Можете да използвате аларма. Тя може да ви напомня за събитие, да сигнализира за края на времето, отделено за изпълнение на задача или просто да ви даде ритъм на работа. Избягвайте обаче да накарате да звъни неочаквано, тъй като това може да ви стресира, без да ви направи по-ефективни.

4. 
   

   
   Не изпълнявайте задачите си без основателна причина. Lennui, умората, желанието да напуснат офиса по-рано ... всичко това са лоши причини за отлагане на дейност. Прокрастирането е истинска загуба на време и ефективност. Трябва обаче да останете гъвкави. Ако се случи неочаквано събитие (среща в последния момент, преразглеждане на спешен файл ...), обърнете внимание на това, което трябва да направите, и възобновете дейността си по-късно. Можете също така да настроите алтернативно решение. Например, ако не можете да отидете на среща, опитайте да настроите конферентен разговор.

Част 4 Поддържане на физическото и психическо здраве

1. 
   

   
   Правете почивки. Както бе споменато в статията, задължително е да се планират периоди на физическа и интелектуална почивка. Всъщност да си вземем почивка следобед, за да направим това, което нямахме време да направим сутрин, е безполезно. Паузата ви позволява да направите крачка назад, да оцените свършената работа и да обмените с колегите си. Освен това спомага за по-добрата организация и подобряване на производителността. Ако сте затрупани с работа, въведете периода на почивка в календара си, за да не го забравите. Ако е необходимо, планирайте аларма.

2. 
   

   
   Осигурете достатъчно сън. Ползите от съня винаги са били признавани. И все пак много работници не спят достатъчно. Създайте си рутина, за да заспивате седем или осем часа сън.

3. 
   

   
   Не се сравнявайте с колегите си. Всеки има определена роля, която възприема по различен начин. Ефективният метод на организация на колега не е задължително да е за вас. Можете да обсъждате най-добрите практики, но трябва да намерите своя собствена система.

4. 
   

   
   Организирането е отнемащ време процес. Графикът ви ще бъде въведен, докато работите във фирмата. Не се опитвайте да следвате дневния си план на всяка цена и бъдете гъвкави. Започнете с обща организация (подреден офис, разпределение на времето между работа и почивка ...) и след това постепенно я прецизирайте.