Съдържание

• Стъпки

Искате ли да предложите продукти или услуги на друга компания? Трябва да напишете бизнес предложение. Друга причина за написването на този документ би била в отговор на искане за предложение (RFP) Заявка за предложение) изпратено от друга компания или държавна агенция, която се нуждае от външна помощ. Вашето предложение трябва да идентифицира проблем, да предложи решение и да обясни защо сте най-добрият човек за разрешаване на ситуацията. Важно е да не го бъркате с бизнес план, тъй като това е друг документ. Хайде?

Стъпки

Част 1 от 3: Стартиране на предложението

1. 

   Прочетете внимателно заявката за предложение. Ако пишете предложението, като отговорите на искане от компания или държавна агенция, знак, че се нуждаят от стоки или услуги, които можете да предложите. Например компания, срещу която се води дело, може да изпраща искания за предложения до различни адвокатски кантори. Или правителствена агенция може да подаде заявка за предложение, когато се нуждае от специфични доставки или продукти. RFP трябва да съдържа цялата необходима информация и трябва да разберете всичко, преди да започнете да пишете предложението.
   • Важно е да можете да изпълните това, което клиентът е поискал в заявката за предложение. Например, ако не можете да спазите искания бюджет или краен срок, не трябва да подавате предложение.
   • Не е необходимо да получавате RFP, за да подадете бизнес предложение. Възможно е просто да стигнете до компания, която може да се нуждае от вашите услуги и да ги предложи.

2. 

   
   
   Задавайте въпроси. Бизнес предложението трябва да отговаря на реалните нужди на клиента, тоест е необходимо да ги разберем напълно, без никакви съмнения. Поставете се на мястото на клиента и се опитайте да видите проблема от тяхна гледна точка. За да помогнете с това, обадете се и отговорете на въпросите си по следните въпроси:
   • Правени ли са опити за решаване на проблема? Какво се обърка?
   • Какви критерии ще използва клиентът, когато оценява бизнес предложения?
   • Има ли компания въпроси?
   • Какви са оперативните политики на компанията? Важно е вашето предложение да е в съответствие с политиките.

3. 

   
   
   Форматирайте документа добре. Официалното бизнес предложение трябва да бъде четливо, написано с удобен и подходящ размер шрифт за четене. Като цяло се препоръчва използването на шрифт Times New Roman в размер 12.
   • Потърсете няколко примера за бизнес предложения във вашия район в интернет. Прочетете някои от документите, за да добиете представа какво се очаква от него.
   • В интернет има много модели на бизнес предложения и можете да ги използвате като пример, за да направите документа си много професионален.

4. 

   
   
   Включете заглавна страница. Вашето предложение се нуждае от корица, пълна с информация, която го идентифицира. Документът се нуждае от:
   • Твоето име.
   • Името на компанията.
   • Името на лицето, на което изпращате предложението.
   • Датата на подаване на предложението.

5. 

   Представете проблема или нуждата на компанията. Вашето предложение трябва да идентифицира проблем и да предложи решение на проблема. Идеята е да се цитира проблемът на клиента на прост, кратък и ясен език. Обяснете също защо настоящата ситуация е проблематична.
   • Например: "Академията Mathias се нуждае от услуги за счетоводство и заплати, тъй като това е бизнес, който продължава да расте и наема повече служители. Понастоящем цялото счетоводство се извършва от ръководството, което е претоварено. При предаване на тази област на специализирани специалисти, управлението ще да може да се съсредоточи върху други приоритети, като насърчаване и разширяване на академията ".

6. 

   Осигурете контекст, ако е необходимо. Може да се наложи предложението да се контекстуализира, така че то да бъде разбрано. Например, добра идея е да представите някои факти на читателя, като например:
   • Ако някакво решение вече е представено и е неуспешно.
   • Ако някой ви помоли да напишете предложението.
   • Как се включихте в проекта или научихте за проблема.

7. 

   Определете ключовите термини. Доколкото предложението трябва да бъде написано на прост и много ясен език, някои термини може да се нуждаят от повече дефиниция. Имайте предвид, че изпращате предложението до отдела за покупки на компанията, който вероятно разбира жаргона на бранша, но лицето, което взема решения, може да не е запознато с тези условия.
   • Започнете с очертаване на бизнес предложението. След това прегледайте документа, за да идентифицирате термини, които може да не са били толкова ясни за читателя.
   • Също така дефинирайте термини, които се използват по различен начин. Например „фискална година“ е нещо, което се определя по различни начини, в зависимост от компанията.

8. 

   Преведете читателя през документа. Ако предложението е дълго, е необходимо да предложите преглед на това, което читателят ще види след въведението в резюме.
   • Например: "Това бизнес предложение има четири части. След въвеждането ще предложим предложеното решение, срокове и обяснения на предимствата в Част II. В Част III ще представим организиран бюджет и ще дефинираме стандартните условия на договора. Накрая , в Част IV, ще обобщим нашия опит и ще потвърдим, че предложеното решение е най-добрият вариант за поведение ".

Част 2 от 3: Изготвяне на предложението

1. 

   Предложете подробно решение. След като проблемът бъде идентифициран, е време да кажете на читателя как ще го разрешите, като бъдете възможно най-подробни. Обикновено решението предлага вашите стоки или услуги на потенциалния клиент.
   • Например: "Souza Contabilidade е специализирана в счетоводни услуги и ведомости за малки и средни предприятия. Ние предлагаме цялостни услуги в следните области: поддръжка на регистър, балансиране на запасите, данъчни декларации и контрол на плащанията".
   • В някои случаи идеалното е да се състави списък с информацията за лесно четене.

2. 

   Обяснете ползите от предложеното решение. Възможно е да има и други начини за решаване на представения проблем, така че е необходимо да се обясни защо вашият вариант е най-добрият. Направете списък на всички предимства, включително неща като спестяване на разходи, поверителност и професионален опит.
   • Обосновете опита си с факти. Например можете да използвате проучвания, които демонстрират ползите от спазването на предложеното решение.
   • Ако не намерите изследвания, които доказват ефективността на вашето решение, добре е поне да посочите имена на видни хора в тази област. Например клиент от миналото може да свидетелства от ваше име, обяснявайки как вашата компания е помогнала на него.

3. 

   Обяснете предложения график. Необходимо е да се включи в предложението график, който ще се следва. Въпреки че тази информация е предварителна и може да се промени в бъдеще, читателят трябва да има представа как ще бъде изпълнено предложението.
   • Определете някои ключови точки за развитие. Например, ако предлагате ремонт на магазин, посочете началната дата на строителството и кажете кога магазинът ще бъде готов за отваряне.
   • Винаги изяснявайте, че графикът е само ориентировъчен и зависи от други фактори. Например в строителството получаването на държавни разрешителни може да доведе до забавяне на плановете. Същото важи и за проблемите със служителите, наети за проекта.

4. 

   Представете бюджета. Това е може би най-важната част от бизнес предложението, тъй като читателят трябва да знае дали е в състояние да си позволи разходите за услуги. Направете консервативна оценка, като умножите прогнозния бюджет по 1,5. Идеята е да се компенсират непредвидени обстоятелства, без да се налага да се таксува повече от клиента. Винаги изяснявайте, че стойностите са приблизителни, а не окончателни, и също така включвайте следната информация:
   • Стойности за началото на проекта.
   • Разходи за труд.
   • Материални разходи.
   • Месечни и непрекъснати такси.
   • Такси за поддръжка.

5. 

   Опишете условията на договора. Важно е да включите ключови условия на договора, така че читателят да разбере коя лодка влиза. Например, включете следната информация:
   • Колко да платите при подписване на договора: „50% от плащането при подписване на договора.“
   • Санкции и лихви поради забавени плащания: „Такса в размер на 50,00 R $ ще бъде начислена при всяко забавяне на плащането.“
   • Политики за анулиране: „Договорът може да бъде анулиран по каквато и да е причина, стига да е направен с 90-дневно писмено предизвестие. Няма предварителни санкции, ако плащането все още не е извършено. “

Част 3 от 3: Финализиране на предложението

1. 

   Изложете съответния си опит. Идеята е читателят да се довери на вашия клуб! Следователно трябва да изясните, че сте в състояние да спазите думата си и да приложите бизнес плана. За да направите това, идентифицирайте подобни проекти, в които сте успели.
   • В зависимост от договорите, които сте подписали, може да не успеете да разкриете самоличността на предишните си клиенти. И все пак е възможно да се говори за минали преживявания по-общо: „Ние предоставяме счетоводни услуги и изплащане на заплати на около 20 средни компании (между 25 и 100 служители) през последните пет години“.

2. 

   Назовете хората, които ще участват в проекта. Вероятно няма да направите всичко сами, нали? В такъв случай обяснете кой ще ви помогне и каква роля ще играе всеки. Също така споменете как ще осигурите компетентността на тези хора.
   • Ако вече знаете кой ще наеме, включете в приложенията учебната програма на всеки от тези хора.

3. 

   Опитайте се да предскажете и обезвредите опозицията. Не всяко бизнес предложение се приема веднага. Например, ако предложението включва намаляване на персонала, нормално е компанията да не желае да приеме всичко. Ако предлага пълна промяна в марката, се очаква да има известна съпротива. Идентифицирайте възможните трудности и предлагайте решения и за тях.
   • Обобщете очакваното отхвърляне.
   • Обсъдете вероятността от възникване на противопоставяне.
   • Представете контра аргументите си.

4. 

   Включете заключение. В края на документа идеята е да се засилят предимствата на предложението и да се включи краен срок клиентът да отговори и да го наеме. Някои клонове обаче обикновено не включват такива срокове. Говорете с други в същата индустрия и разберете какъв е моделът.
   • Ясно посочете, че сте отворени да отговаряте на въпроси на клиентите и да информирате уебсайта си, за да могат те да видят повече информация за компанията.

5. 

   Моля, предоставете някои препоръки. Ако цитирате проучвания или външни източници в предложенията, добре е да включите препратки към всичко в края, като използвате ABNT или подобен стил.
   • Включвайки библиография, клиентът ще може да идентифицира всичко, което сте цитирали, освен че може да провери точността на информацията.

6. 

   Прегледайте бизнес предложението. Оставете скицата за ден-два тиха. След това го прочетете отново и го коригирайте за грешки при печат и правопис. Четете от началото до края, на глас. След това прочетете назад, изречение по изречение.
   • Проверете много цифрите и вижте дали всичко е наред.
   • Също така прегледайте искането за предложение и други документи, които сте получили. В идеалния случай вашето предложение е много пълно.
   • Ако е необходимо, съкратете предложението. В идеалния случай клиентът трябва да може да прочете документа за по-малко от десет минути. Ако четенето отнема повече време от това, опитайте се да отделите някои от материалите и да ги включите в приложенията.