Съдържание

• Стъпки
• Въпроси и отговори на общността

Други раздели

Ефективните мениджъри и ръководителите на екипи активно наблюдават своите служители по най-различни начини, за да гарантират, че ниско представящите се бързо се дисциплинират и високоефективните се възнаграждават. Мониторингът на служителите може също да ви помогне да идентифицирате области, в които служителите губят време или ресурси на компанията по частни въпроси. С подходящия софтуер можете да блокирате уебсайтове, които са неподходящи или неприложими за бизнес операции. Успешното наблюдение на служителите, без да причинява ненужно търкане в офиса, трябва да бъде цел на всеки ефективен мениджър.

Стъпки

Метод 1 от 4: Определяне на очакванията

1. 

   Създайте писмено обяснение на вашите правила. Вашите политики ще бъдат ефективни само ако са обяснени ясно в ръководството или ръководството на служителите. Това ръководство трябва да бъде лесно достъпно за всички служители и да дефинира какви са вашите политики и какво ще се направи в случай, че те не бъдат спазени. За всяка политика за мониторинг, която имате, като мониторинг на интернет или телефон, може да искате да обясните и мисловния процес, довел до вашите политики. Обяснението защо правите това може да помогне за намаляване на недоверието на служителите, причинено от наблюдението на техните дейности.
   • Задайте ясни правила за отчитане на времето, подлежащи на плащане часове (ако е приложимо), лични телефонни разговори и лично използване на интернет по време на работа. Насърчавайте служителите да правят почивки извън часовете, където е подходящо.

2. 

   
   
   Уверете се, че служителите са запознати с тези правила. Ако се извършва някакъв вид мониторинг извън стандартното чекиране, например ако използвате мониторинг по телефон или интернет, трябва да информирате служителите си директно. Проведете събрание или изпратете масово имейл, за да обясните промените в политиката за наблюдение и да обясните кога и как информацията ще бъде записана, запазена и изтрита.
   • В някои щати, като Кънектикът и Делауер, законно се изисква да информирате служителите си за всяко наблюдение в интернет.
   • Дори да не се изисква да информирате служителите си за мониторинга, може да има реакция, ако не им кажете и те разберат сами.

3. 

   
   
   Следвайте точно дисциплинарните указания. Когато даден служител не спазва вашите правила, уверете се, че са предприети посочените дисциплинарни мерки за това нарушение. Уверете се, че прилагате политики еднакво за всички служители. Бъдете ясни за намеренията си. Документирайте дисциплинарното действие и накарайте служителя да подпише дисциплинарни планове. Ако не успеете да следвате правилно тези насоки, служителите ще повярват, че вашите внимателно зададени политики наистина няма да бъдат приложени.

4. 

   
   
   Дръжте правилата си в разумни граници. Не се чекирайте твърде често или въвеждайте прекалено ограничаващи интернет политики. Любопитен шеф може да намали морала и да накара служителите да се чувстват нервни. Фокусирайте се върху резултатите, а не върху процеса. Ако даден служител произвежда добра работа и работи добре в екип, не прекалявайте с детайлите.
   • Дайте повече свобода на персонала от горното ниво. Макар че би било подходящо да дадете на временно или административно помощник, който има малко инвестиции във вашия бизнес, компютър, който е изправен пред отворено пространство, което можете да наблюдавате, служителите от горното ниво ще очакват доверие.
   • Свободата да работи по свой начин вероятно ще направи персонала на по-високо ниво по-продуктивен, не по-малко.

Метод 2 от 4: Оценка на производителността

1. 

   Проверете служителите си. От време на време проверявайте с персонал в собствения им офис в непредвидено време. Ако член на персонала често „щраква” от прозорец, когато влизате или затваряте телефона, може да се наложи да изразите известна загриженост. Личното наблюдение на служителите също може да ви помогне да предложите конструктивна критика за тяхната работа.

2. 

   Поискайте обяснение за това, върху което е работил служителят. Един лесен начин да накарате служителите да бъдат отговорни е да водят редовни разговори с тях за това как протича работата им. Попитайте ги какво са направили от последния ви разговор, задайте повече въпроси и оценете отговорите им, докато разговорът се развива. Поискайте подробности и конкретни доказателства за резултатите.

3. 

   Накарайте служителите да документират собствената си работа. Нека вашият служител записва напредъка им в работата в дневници, контролни списъци или отчети за напредъка. Докладите обаче не трябва да бъдат прекалено обременителни или „натоварени“, но трябва да насърчават членовете на екипа и ръководството да поддържат връзка и на една и съща страница. Не се страхувайте да поискате доказателство за работата, описана в доклад, когато разговаряте със служителя.

4. 

   Оценете текущите работи. Ако сте загрижени за производителността, поискайте конкретни доказателства за ефективност, която е измерима и обвързана с времето. Ако даден служител е ръководител на проекта, задайте основни етапи, но също така поискайте планове и срокове за проекта. Проверете при други служители, за да сте сигурни, че всички членове на екипа на проекта комуникират. Проследете лично напредъка на дългосрочните проекти и оценете тяхната точност и пълнота.
   • Например можете да наблюдавате въвеждането на данни за служител, който е назначен да управлява база данни. Можете да оцените навременността на записите, тяхната точност и спазването на фирмените насоки.

5. 

   Попитайте другите за взаимодействие със служителите. Попитайте доставчици, клиенти и други служители за тяхното взаимодействие с даден служител, за да получите представа за това как се е държал този служител. Трябва обаче начин да увеличите обективността на тези наблюдения, така че служителите да не бъдат несправедливо представени. Когато поискате тази информация, поискайте подробности за взаимодействието вместо впечатления. Поискайте описания на взаимодействията вместо оценки. И винаги дръжте отворен ум; никога не се знае кога служител е представен погрешно.

Метод 3 от 4: Мониторинг на онлайн активността

1. 

   Изберете софтуер за наблюдение. Софтуерът за наблюдение може да бъде настроен по различни начини. Първото нещо, което трябва да имате предвид, е да настроите пълна система със сървър. Това ще включва антивирусна защита и защита от зловреден софтуер, както и наблюдение на служителите. Ако нямате ИТ персонал за поддръжка на оборудването, можете да използвате облачна услуга като Trend Micro Business Security или Symantec Cloud, за да получите тези услуги. Тези услуги не са изключително скъпи; очаквайте да плащате около $ 150 на година.
   • Ако просто се опитвате да проследявате използването на мрежата на служителите и да блокирате някои сайтове, ще се справи по-опростен софтуерен пакет. Тази услуга ще бъде по-евтина и ще ви позволи да наблюдавате и филтрирате уеб страници, да преглеждате натискания на клавиши и да заснемате екранни снимки. Например Interguard Sonar предоставя тези услуги.
   • В някои случаи може дори да можете да получите безплатни елементарни системи за проследяване. Например ActivTrak следи системния уеб трафик и изготвя месечен отчет за вас.

2. 

   Блокирайте вредни или неподходящи уебсайтове. Работодателите имат право да наблюдават кои уеб страници посещават техните служители и да блокират уебсайтове, които считат за маловажни за стопанските операции, неподходящи или потенциално вредни. Основно работодателите блокират определени уебсайтове, за да се уверят, че служителите са продуктивни, като например да блокират Facebook или сайтове за търговия на акции, които ги разсейват, или да гарантират, че служителите не тормозят колеги или не извършват корпоративен шпионаж.
   • Работодателите могат също да блокират сайтове, считани за порнографски или омразни.
   • Някои пакети за мониторинг позволяват да се определят времеви ограничения за определени типове уебсайтове, например да се позволява определен период от време всеки ден в сайтовете за социални медии.
   • Когато забележите, че вашите служители посещават уебсайт, несвързан с често работа, блокирайте този уебсайт и след това изпратете имейл, в който им напомняте, че са във фирмено време.

3. 

   Монитор на имейл. Мониторингът на имейлите е по-труден за обосноваване от работодателите. Преди да прочетат имейли на служители, служителите трябва да бъдат уведомени за политиката, която позволява техните имейли да бъдат прочетени. Освен това работодателят обикновено се нуждае от причина за подозрението, което ги е накарало да четат имейлите, като документиран инцидент с този служител. За работодателите също е трудно да оправдаят четенето на имейли, ако първоначално са заявили, че имейлите ще бъдат поверителни.

4. 

   Уверете се, че спазвате закона. Определени мерки за наблюдение могат да попречат на правото на личните ви служители. Консултирайте се с адвокат по заетостта, преди да инсталирате софтуер за наблюдение. Уверете се, че има писмена документация за софтуера, който служителите са подписали, и че всички разбират за какво служи софтуерът.

Метод 4 от 4: Въвеждане на други видове мониторинг

1. 

   Записвайте телефонни разговори. Федералният закон позволява на работодателите да следят телефонните разговори на служителите. Това обаче важи само за разговори, свързани с бизнес, като тези с клиенти или доставчици. Обикновено на работодателя не е разрешено да наблюдава лични разговори и трябва да спре да записва и наблюдава повикването, когато осъзнае, че е лично. Единственото изключение от това е, ако личните телефонни разговори са изрично забранени от политиката на работното място.
   • Записването и наблюдението на гласови съобщения трябва да се извършва само с обосновка, като документирано подозрение за неправомерно поведение.
   • Телефонните разговори могат да се записват с помощта на телефонни кранове или електронна система за запис. В някои случаи това може да бъде свързано с другия ви софтуер за наблюдение.

2. 

   Настройте видеонаблюдение. Бизнесът обикновено използва видеонаблюдение, за да обезкуражи клиентите да крадат продукти. Някои фирми обаче използват и видеонаблюдение, за да се уверят, че служителите са продуктивни и не нарушават политиките на бизнеса. Наблюдението на служителите по този начин може да ви предостави безпристрастни доказателства за неправомерно поведение на служителите, а също така може да ги мотивира да работят по-усърдно. Постоянното усещане за наблюдение обаче може да създаде неудобство на служителите и да доведе до спад в морала. Поради тези причини внимателно обмислете плюсовете и минусите, преди да използвате видеонаблюдение.
   • В много държави видеонаблюдението също е внимателно регламентирано от държавния закон. Консултирайте се с вашите държавни закони, преди да приложите този тип мониторинг.
   • Видеозаснемането на служители, извършващи определени дейности, като използване на тоалетната или смяна, винаги е незаконно и може да доведе до наказателни наказания.

3. 

   Проследявайте местоположението на служителите си. Някои приложения, като Xora и TSheets, позволяват на работодателите да проследяват движението на служителите чрез своите смартфони. Това обикновено се използва за синхронизиране или излизане и е законно, ако служителят даде съгласие. Някои служители обаче се проследяват денонощно с помощта на софтуера, което може да им даде правно основание да съдят работодателите си за нарушаване на поверителността. Ако прилагате този тип политика, консултирайте се с адвокат, за да сте сигурни, че правите това законно.
   • Предприятията за корабоплаване или шофиране могат също да използват тракери в превозните средства, за да гарантират, че шофьорите остават на маршрута. Това е обичайна практика и обикновено е приемливо.

Въпроси и отговори на общността

Управлявам екип от 4 члена. Кой инструмент за проследяване на времето бихте препоръчали?

Бих искал да препоръчам WebWork тракер. Използвам го за нуждите на мониторинга на моя екип вече 7 месеца. Той е доста лесен за използване и има много полезни функции като нива на активност, екранни снимки, отчети, фактури и т.н. Още повече, че е по-достъпен в сравнение с други приложения.

Как мога да правя ежедневни отчети?

Можете да опитате многофункционален софтуер за наблюдение и управление. Той ще събира ежедневно обобщение на работата на всеки служител и ще експортира дневен, седмичен или месечен отчет, който можете да проверите или изтеглите.

Компанията е изложила политика, според която всеки персонал трябва да следи, когато излиза на терен или извън офиса, и да декларира, когато се върне. Как мога да се справя с този проблем, ако персоналът откаже да направи това?

Трудно е да принудите служителите си да го направят, така че защо не използвате друг начин за постигане на целта си? Можете да опитате софтуер за наблюдение. Той може автоматично да записва времето за влизане и излизане от компютъра, така че ще бъде времето за влизане и излизане, което искате да запишете. В противен случай бихте могли да заплашите служителите си, че няма да получат точно заплащане, ако не използват точно системата, но ще трябва да сте подготвени, за да наложите това. Уверете се, че сте го публикували законно и дайте на служителите си достатъчно време да се приспособят.