Съдържание

• Стъпки

Писането на покани може да бъде стресова част от планирането и организирането на събитие. Ако обаче прекарате малко повече време в списъка с гости, ако изберете подходящата среда за комуникация, персонализирате поканите и събирате отговори, можете да изпращате покани бързо и лесно и да наблюдавате нарастващия списък с гости.

Стъпки

Част 1 от 3: Съставяне на списъка с гости

1. 

   Направете основен списък. Такъв списък трябва да включва всички хора, които не могат да пропуснат събитието, като най-близкото семейство и техните най-добри приятели. Ако е професионално събитие, включете в списъка бизнес партньори. Абитуриентските партита или други академични тържества също могат да включват предпочитани ментори и учители. Сватбите и други събития с множество домакини трябва да вземат предвид хората, важни за всеки домакин.

2. 

   
   
   Включете други приятели и роднини. След като завършите основния списък, сравнете го с максималния брой хора, които можете да поканите на партито или събитието. В този момент можете да започнете да добавяте други членове на семейството и не толкова близки приятели. Ако в крайна сметка имате по-малко хора от максимално разрешеното, няма проблем, но се опитайте да не надвишавате този брой.

3. 

   
   
   Помислете за агрегатите. Ако ще позволите на гостите да доведат някой друг на партито, ще трябва да вземете това число предвид при определянето на окончателния списък. Освен това трябва да включите параметрите на поканата. Например, ако няма да включвате деца в събитието, напишете учтиво, като напомняте на гостите, че не трябва да водят други хора под определена възраст.
   • Можете да напишете нещо като „Mr. Жоао Алмейда и семейството му са сърдечно поканени на сватбения ни прием. Молим всички гости да са на възраст над 18 години ”.

4. 

   
   
   Прегледайте списъка. Важно е да не оставяте никого настрана. Помолете приятел или член на семейството да прегледа списъка с вас и да предложи предложения за добавяне или изтриване на някого. Винаги помнете максималния брой гости и избягвайте да каните твърде много хора. Ако обаче смятате, че някои гости няма да могат да присъстват, поканете още няколко души.
   • Ако сте загрижени за анулиране, опитайте да изпратите част от поканите по-рано. След това изпратете втори кръг покани, ако много хора не могат да присъстват.

Част 2 от 3: Създаване на покани

1. 

   Направете свои собствени покани. Можете да използвате Microsoft Word, програми на Adobe или друг софтуер за проектиране. Ако имате красив почерк, можете също да напишете всичко на ръка. Използвайте хартия с добро качество с текстура на картон или нещо по-интересно.
   • Друга възможност е да създадете множество слоеве в поканите. Започнете с разпечатка с размер на карта и добавете парче цветен картон, малко по-голямо от гърба. Използвайте лепило или двустранно лепящо тиксо.
   • Ако искате да персонализирате и спестите време, използвайте персонализирани печати.Можете да превърнете персонализиран скрап или снимка в печат и бързо да копирате всяка карта на гостите.

2. 

   Купете персонализирани покани, за да спестите време в сравнение с „Направи си сам“. Цените варират в широки граници в зависимост от стила, вида хартия, цветния или черно-бял печат и други променливи, така че придобийте представа как искате поканата да получи точна оферта.
   • Има няколко канцеларски материали и магазини за офис консумативи, които отпечатват персонализирани покани.
   • Можете също така да намерите няколко уебсайта, които правят този тип покани.

3. 

   Правете електронни покани. Ако гостите ви са по-модерни или ако събитието ви е по-малко официално, имате възможност да използвате множество приложения, за да поканите хората по-лесно и бързо чрез имейл или социални медии. Повечето програми ви позволяват да включите свои собствени дизайни или да използвате стандартен шаблон, за да улесните поканата. В допълнение към ускоряването на процеса на създаване на дизайн, вие също ще можете да изпращате веднага чрез цифров файл и да получавате отговора по-бързо, което е чудесна идея за тези, които имат по-кратък срок.

4. 

   Напишете нещо много възприемчиво. Включете повода, датата, мястото и часа на събитието. Също така е важно да уведомите гостите дали могат да доведат други хора или не. Също така поискайте отговор, като използвате приложена карта, имейл адрес, приложение или телефон, в зависимост от вашите предпочитания. Нека поканата е кратка и любезна, но включвайте учтиви молби като: „Моля, присъствайте“ или „Ние искаме вашето присъствие“, така че гостите да се чувстват добре дошли.
   • Например напишете нещо като: „Моля, елате на моето рожден ден. Събитието ще бъде на 16 октомври в моя дом. Партито ще бъде от 15 до 14:30 часа. Моля, отговорете с помощта на картата, моя имейл или като ми се обадите ”.
   • Трябва също да включите специални указания за вашето събитие или други инструкции, като костюма или друга подходяща информация.

5. 

   Използвайте правилната номенклатура за госта. Най-важното е намерението, а вашето е да покажете уважение към гостите, така че полагайте усилия да запомните и включите тези подробности. Ако каните самотна, неомъжена жена, използвайте „Мис“ или „Госпожица“, или ако поканата е за самотен мъж, използвайте „Господин“. За семейна двойка използвайте „Mr.“ и „госпожа“. Нещата обаче могат да станат по-сложни, ако каните приятели или роднини със специални заглавия, като „Д-р“. или някакво друго важно заглавие.
   • Ако използвате грешна номенклатура в покана, извинете се по телефона, лично или писмено. Това е добър начин да се откупите за гаф.

6. 

   Включете получателя и адреса за връщане. В горния ляв ъгъл на плика включете вашето име, улица, град, държава и пощенски код. В центъра напишете същата информация като госта. Можете също да изпратите вашата информация за контакт в рамките на поканата или на картата за отговор. По този начин, ако гостът загуби плика, той все още ще има достъп до вашата информация.

7. 

   Подпишете учтиво. Последното ви изречение и подпис трябва да бъдат избрани според аудиторията. Например, ако каните шефа си, учтивият „внимателен“ е най-добрият начин да се сбогувате. Ако е за вашите родители, пишете „с любов“. Това е добра възможност да дадете на поканите си бързо и лесно персонализирано докосване.
   • Използвайте вътрешна шега, за да направите поканата по-лична. Например: „Благодаря, че винаги ми купуваш питие, Роберто“. Това е много лично съобщение, което можете да напишете на съквартирант от колежа на вашата сватбена покана. Но знайте, че няма да е много подходящо да пишете това на родителите си.

8. 

   Украсете поканите. Можете да намерите голямо разнообразие от прости декоративни елементи, като бордюри, и по-сложни, като лозя, рози и тикви. Ако имате приятел или роднина, който е художник, помолете ги да персонализират вашата покана. Това е и още една възможност да включите личния си стил, когато правите. Не забравяйте обаче, че дизайнът трябва да съответства на стила на събитието. Например череп и кости може да са приятни за покана за парти за Хелоуин, но няма да изглежда добре на вашата сватбена покана.

Част 3 от 3: Събиране на отговора

1. 

   Наблюдавайте ръчно отговорите. Ако сте инструктирали гостите да отговорят с помощта на карта, която сте включили в поканата или по телефона, може да е по-лесно да създадете ръчен списък с отговори. Това може да бъде толкова просто, колкото отпечатан списък на гостите с визови знаци, които показват присъствие, или „X“, което показва липса. Друга възможност е да се създаде по-усъвършенствана система за наблюдение с помощта на електронна таблица на Excel с общия брой потвърждения, допълнителни гости, броя на възрастни или деца, вида на ястието и други предварително определени фактори.

2. 

   Използвайте виртуална система. Ако сте решили, че цифровите покани са най-добрият вариант за вашето събитие, вероятно ще имате достъп до програма за наблюдение на отговора и потвърждението. Това е една от причините хората да избират електронни покани. Ако обаче сте изпратили традиционни покани на хартия, все още е възможно да прехвърлите списъка с гости и информация в системи за цифрово наблюдение, за да контролирате процеса. В интернет има няколко източника, които са евтини или безплатни.

3. 

   Подгответе се за подходящия брой гости. Когато имате добра представа за броя гости, които могат да присъстват на събитието, организирайте мястото, бюфета и други места за настаняване, за да отговорят на нуждите на присъстващите. Проверете два пъти броя на храненията, които сте поръчали, максималната заетост на мястото и други фактори, за да осигурите добро изживяване за всички присъстващи.

4. 

   Изпратете благодарствени карти. Няма значение дали сте получили подаръци от гости или не, важно е да покажете, че сте благодарни, че са добавили вашето събитие в календара си. Използвайте списък с подписи или помолете някой да остане на вратата, за да следи кой е присъствал. След това изпратете благодарствени картички.
   • Картичката може да съдържа съобщение толкова просто, колкото: „Благодаря, че дойдохте на моето рожден ден!“
   • Ако сте получили подарък, включете конкретна справка в картичката, казвайки нещо като: „Благодаря ви много, че дойдохте на моето дипломиране. Очаквам с нетърпение да използвам комплекта писалки, които ми дадохте в бъдещата ми кариера! "
   • Подобно на поканите, тези карти могат да бъдат отпечатани цифрово или традиционно, в зависимост от вашата конкретна ситуация.