Съдържание

• Стъпки
• Съвети
• Предупреждения

Съобщение за пресата (или съобщение за пресата) е писмено изявление до медиите. Той може да обяви голямо разнообразие от новини, включително планирани събития, лични промоции, награди, нови продукти и услуги, отчети за продажби и др. Може да се използва и за генериране на интересна история. Репортерите и специалистите в жанра са по-склонни да разгледат идеята на историята, ако получат съобщение за пресата от първа ръка. Това е основен инструмент за рекламна работа, който може да се използва от всеки желаещ да го използва. Ще ви покажем как да го направите.

Стъпки

Метод 1 от 2: Направете го да се появява

1. 

   Напишете истинско заглавие. Тя трябва да е кратка, ясна и ясна: ултракомпактна версия на основната точка на прессъобщението. Много специалисти по PR (съобщение за пресата) препоръчват да напишете заглавието в края, след останалата част от писането на документа. И следвате тази инструкция, продължете и се върнете, за да напишете заглавието веднага щом останалото приключи. Известно е, че заглавието е атрактивният елемент и е много важно за цялото съобщение за пресата.
   • WikiHow е признат за най-надеждния източник на информация. Виж как работи? Сега искате да знаете повече! Новините публикуват заглавия, които имат „призив“ да привлекат вниманието на журналистите - същото важи и за журналистиката, където заглавието служи за привличане на читатели. Той може да опише най-новото постижение на организацията, скорошно събитие в новини, нов продукт или услуга ...
   • Заглавия, написани с получер шрифт! Удебеленото заглавие обикновено използва по-голям шрифт от оригиналния текст. Конвенционалните заглавия в прессъобщенията използват настоящите индикативни и изключват статии (дефинирани или недефинирани “и дори определени устни формуляри.
   • Първата буква е с главни букви. Точно както всички съществителни. Повечето думи в заглавието се появяват с малки букви, въпреки че използват стилизиран шрифт, за да създадат по-привлекателен външен вид. Не поставяйте ВСИЧКИ думи в КАПИТАЛИ.
   • Извлечете важни ключови думи. Най-простият метод за създаване на заглавието на прессъобщението е извличането на най-важните ключови думи от документа. С тези ключови думи се опитайте да създадете логично и убедително твърдение. Ако включите обобщено изречение след заглавието, важат същите правила. Ранното използване на ключови думи ще ви даде по-добра видимост в търсачките и ще опрости работата, която журналистите и читателите ще трябва да разберат идеята, която стои зад съдържанието на прессъобщението. Наблюдавайте действията в тази първа стъпка и отбележете как всички те биха могли да бъдат заглавие на прессъобщението.

2. 

   
   
   Напишете копието на разработката. Прессъобщението трябва да бъде написано така, както трябва да се появи във вестник. И помнете това: повечето журналисти са твърде заети и нямат време да проучат голямата реклама на компанията си. Това, което пишете в прессъобщението, ще бъде това, което журналистите ще използват при комуникацията на голямото събитие. Независимо какво искате да казват, тук се фокусирате.
   • Започнете с датата и града, от който произлиза прессъобщението. Градът може да бъде пропуснат, ако създава объркване - например, ако изданието е написано във Флорианополис и се занимава със събития, които ще се случат в дивизията Сао Пауло.
   • Първото изречение трябва да привлече читателя и да каже сбито какво се случва. Например, ако заглавието е "Carpren Editora стартира нов роман от Втората световна война", първото изречение може да изглежда: "Carpren Editora, Ltd., днес стартира първата си работа за Втората световна война, от известния автор Arcy Kay". Това разширява заглавието достатъчно, за да добави някои подробности, и кара читателя да се задълбочи в историята. Следващите изречения трябва да разширят съдържанието на първото.
   • Параграфът за развитие на прессъобщението трябва да бъде компактен. Избягвайте да използвате много дълги изречения и параграфи. Избягвайте повтарянето и прекалената употреба на жаргон и високо култивиран език. Търсете простота и не губете думи.
   • Първият параграф (две до три изречения) трябва да обобщи цялото съобщение за пресата, а допълнителното съдържание трябва да бъде разработено. В забързания свят нито журналисти, нито читатели биха искали да прочетат цялото съобщение за пресата, ако началото му не предизвика интерес.
   • Справете се с факти - събития, продукти, услуги, хора, цели, цели, планове, проекти. Опитайте се да се възползвате максимално от твърдите факти. Това е новина. Един прост метод за написване на ефективно прессъобщение е да се създаде списък със следните пояснения: Кой, какво, кога, къде, защо и как.

3. 

   
   
   Съобщете ясно петте въпроса: Който? Какво / кое? Кога? Където? Защото? Как Петте въпроса трябва да посочат на читателя всичко, което той трябва да знае. Помислете за списъка със задачи по-долу в контекста, като използвате примера по-горе, за да генерирате нашето съобщение за пресата:
   • За кого става въпрос? Карпрен Едитора.
   • Какви са новините? Carpren Editora пуска книга.
   • Кога ще се случи това? Утре.
   • Къде ще се случи това? На всички основни пазари утре.
   • Защо е тази новина? Защо книгата е написана от известния автор Арси Кей.
   • Как ще стане това? Основното събитие е стартирането в Сао Пауло, последвано от обиколка във всички столични райони на града.
     • С дефинираните основи попълнете останалите места с информация за хора, продукти, артикули, дати и други неща, свързани с новините.
     • Ако вашата компания не е основната тема на новините, а е източникът на прессъобщението, изяснете това в разработката.
   • Нека бъде кратък и бъдете директни. Ако изпращате копие, текстът трябва да бъде с двоен интервал.
   • Колкото по-забележимо е съобщението за пресата, толкова по-големи са шансовете то да бъде избрано от журналист, който има интерес да го публикува. Разберете какво означава „новина“ за даден пазар и използвайте тези знания, за да привлечете редактора или репортера.

4. 

   
   
   Направете чисто, пъргаво и приложимо съобщение за пресата за вашата аудитория. Получателят на прессъобщението вероятно ще има дузина подобни документи, които чакат да бъдат игнорирани. Ако искате вашият да бъде избран, той трябва да е добър. Не само трябва да е добро, но трябва да е много близо до това, че може да се „публикува“.
   • Когато редактор погледне вашата работа, той ще помисли още през първата секунда колко време ще отнеме да я отпечатате. Ако работата ви е пълна с грешки, без съдържание или трябва да се съживи, журналистите няма да губят време. Така че, уверете се, че имате добра граматика, всички основи и добър предмет, с който да се справите.
   • Защо тези хора трябва да ги интересува какво имате да кажете? Ако изпращате това на правилната аудитория, ще бъде очевидно. Иначе защо губите време? Дайте новините на правилните хора (новини, а не реклама) и ще бъдете на път.
     • Хората ще се грижат повече, ако изпратите документа сутрин. Това им дава време да прегледат изданието си, докато работят. Бъди красив.

5. 

   Съберете всичко заедно. Предоставете връзки към допълнителна информация в подкрепа на съобщението за пресата. Компанията, която продавате, предоставя ли допълнителна информация онлайн, която може да заинтересува читателите? Страхотно - добавете ги.
   • Ако сте изнервени от това, което имате, направете малко проучване на вече издаденото. Вероятно някой вече е написал нещо за събитие, подобно на това, което отразявате.

Метод 2 от 2: Овладяване на формата

1. 

   Разберете основната структура. Добре, сега, когато имате по-голямата част, как да го сложите на хартия? Е, за начало изрежете удължението. Прессъобщението трябва да има най-много една разширена страница. Никой няма да губи време за 5 абзаца, ако не отразявате нищо друго освен Втората световна война. Ще ви трябва това (някои от елементите вече са коментирани):
   • ЗА НЕЗАБАВНО ОСВОБОЖДАВАНЕ трябва да се появи в горната част на страницата, в лявото поле.
     • Ако изданието е под ембарго, поставете „EMBARGADO ДО ...“ с датата на публикуване на историята. Публикация без дата на публикуване вероятно ще трябва да бъде издадена незабавно.
   • Заглавието, обикновено получер, трябва да бъде центрирано под него.
     • Ако искате, поставете подзаглавие в курсив (накратко като заглавие).
   • Първи параграф: Най-важната информация. Може да изглежда като новина, тъй като започва с дата или място, откъдето идва информацията.
   • Втори (и вероятно трети) параграф (и) : вторична информация. Тя трябва да включва цитати и факти.
   • Стандартна информация: повече за Вашият компания. Кой си ти всъщност? Какво е вашето резюме? Каква е твоята цел?
   • Информация за връзка: повече за писателя (вероятно вие!). Ако документът привлича нечий интерес, той ще се стреми да разбере повече за вас!
   • Мултимедия: в настоящата ера винаги има работа, която трябва да се свърши чрез Twitter.

2. 

   Напишете стандартната информация под разработката на изданието. Това означава, че е време да включите информация за вашата компания. Когато журналист вземе вашето съобщение за пресата, той или тя трябва, разбира се, да спомене вашата компания в новините. Журналистите могат да получат информация за компанията в този раздел.
   • Заглавието на този раздел трябва да бъде „About (Company XYZ)“.
   • След заглавието използвайте параграф или два, за да опишете вашата компания. Всеки абзац трябва да е между 5 или 6 реда. Текстът трябва да описва компанията, бизнеса, който прави и нейната политика. Много компании вече имат професионално написани брошури, презентации, бизнес планове и т.н. Този уводен текст може да бъде поставен тук.
   • В края на този раздел посочете вашия уебсайт. Връзката трябва да бъде точна и пълна, без вграждане, така че връзката да бъде отпечатана такава, каквато е. Например: http://www.example.com и не Щракнете тук, за да посетите уебсайта.
   • Компаниите, които поддържат отделна медийна страница на своите уебсайтове, трябва да посочат този URL тук. Страницата на медията обикновено съдържа информация за контакт и комплекти за преса.

3. 

   Добавете вашата информация за контакт. Ако прессъобщението е наистина новина, журналистите вероятно биха искали повече информация или интервюта с хора, свързани с прессъобщението. Ако идеята ви харесва, информацията за контакт може да бъде предоставена на страницата за прессъобщение. Например, в случай на иновация, можете да предоставите информация за контакт за вашия изследователски / инженерен екип на медиите.
   • Ако не, трябва да предоставите подробности във вашия медиен отдел в раздела „Контакти“. Ако нямате екип, посветен на тази роля, ще трябва да назначите някой, който да действа като връзка между медиите и хората.
   • Данните за контакт трябва да бъдат ограничени и специфични само за текущото съобщение за пресата. Данните за контакт трябва да включват:
     • Официалното наименование на компанията
     • Официалното име на медийния отдел и персонала, с когото трябва да се свържете
     • Офис адрес
     • Факс и телефонен номер, с подчертани кодове на градове
     • Мобилен номер (по избор)
     • Време за наличност
     • Имейл адреси
     • Адреси на уебсайтове

4. 

   Ако е възможно, включете връзка към онлайн копие на същото издание. Добра практика е да поддържате дневник на всичките си съобщения за пресата на уебсайт. Това може да улесни производството на връзки, в допълнение към поддържането на запис за исторически цели.

5. 

   Подпишете края на прессъобщението с три символа за хаштаг ###. Центрирайте ги директно под последното изречение на документа. Това е журналистически модел. Изглежда, че пишете в Twitter, но това не е вярно. Така се прави.

Съвети

• Включете „къде да намеря“ във вашето издание. Тази информация се основава на това, което искате обществеността да направи с информацията, която предлагате. Например, искате ли читателите да купят вашия продукт? Ако е така, включете информация за това къде е наличен продуктът. Искате ли читателите да посетят вашия уеб сайт, за да участват в конкурс или да научат повече за вашата компания? След това включете адреса на уебсайта или телефонен номер.
• Поставете името на вашата компания в заглавието, подзаглавието и първия абзац на текста, за да дадете повече видимост в инструментите за търсене и за журналисти и читатели. Ако изпращате готово копие, моля, включете заглавката на компанията.
• Потърсете в интернет последните съобщения за пресата, за да разберете техния тон, език и структура.
• Персонализирайте всяко съобщение за пресата с името на типа медия и репортер, който обхваща областта, свързана с вашата тема. Тази информация може да бъде намерена на уебсайта на медията. Изпращането на едно и също съобщение за пресата до няколко различни медийни канала показва, че използвате „преки пътища“, вместо да се фокусирате върху определен пазар.
• Изпратете съобщението си по имейл и използвайте просто форматиране. Прекалено дълго или твърде цветно съобщение за пресата не помага да привлече вниманието на читателите; те са разсеяни от него. Изпратете съобщението за пресата в тялото на имейла, а не като прикачен файл. Ако трябва да изпратите прикачен файл, направете го в txt формат. Документите на Word са приемливи на повечето компютри, но ако използвате най-актуалната версия (.docx), запазете я в по-ранна версия (.doc). По-специално вестниците имат ограничен бюджет и нямат най-новите версии. Използвайте PDF формат само ако изпратите комплект за преса с много графики. Не изпращайте ръчно написан и сканиран файл - това ще бъде загуба на време. Просто въведете съобщението директно в тялото на имейла.
• По-късно обаждане може да помогне за превръщането на прессъобщението в пълна новина.
• Избягвайте да използвате жаргон или специфични технически термини. Ако точността изисква използването на специфичен за отрасъла термин, дефинирайте го.
• Времето на прессъобщението е много важно. Той трябва да е актуален и скорошен, а не твърде стар или отдалечен.
• Използвайте заглавието като тема на имейла. Ако сте написали добро привличащо вниманието заглавие, това ще ви помогне да откроите съобщението си в имейл кутията на издателя.
• Не губете време да пишете заглавието, докато изданието е готово. Редакторите на вестници ще напишат истинското заглавие, но е важно да създадете атрактивно за изданието. Заглавието може да е единственият ви шанс. Пазете го кратко и фактически. Ще загубите време да го пишете, преди да завършите изданието. Все още не знаете точно какво ще каже вашият човек или интервюираният. Когато приключите чернова си, можете да преработите основния текст или не. Едва след като черновата приключи, изведете заглавието.

Предупреждения

• Винаги включвайте цитат - за предпочитане от лидера, участващ в темата на прессъобщението. Текстът трябва да има текущ цитат и да е верен. Във всеки случай е от съществено значение да проверите дали лицето, което трябва да бъде цитирано, е съгласно с цитирането. Цитатът позволява на зает журналист да може да подготви пълна статия, без да се налага да интервюира човека.
• Винаги помнете, че много редактори са претоварени и екипите са намалени. Ако можете да им улесните живота, по-вероятно е изданието ви да бъде публикувано. Прессъобщението ще бъде публикувано с минимални издания, ако е написано с оглед на самата публикация. Но ако запълвате текста с рекламни фрази и не използвате журналистически език и т.н., редакторът със сигурност ще презира вашия текст и ще го изтрие. Всички казват, че са лидери. Не губете времето на редактора. Мястото за поставяне на описанието на фирмата е в раздела „за фирма XX“. Не забравяйте да предоставите точна и фактическа информация.
• Статиите трябва да бъдат положителни и анимирани, доколкото е възможно. Избягвайте фрази като „след оставката на предишния президент на компанията“ или „след период на бездействие“. Журналистът може да реши да разследва тези проблеми, вместо да пише по темата на прессъобщението. Дори ако обстоятелствата са напълно безобидни, като например напускане на президента по здравословни причини, резултатът може да не е както се очаква.
• Не осигурявайте контакт с други хора без тяхното съгласие. Освен това лицето трябва да бъде на разположение по всяко време на работа в продължение на няколко дни след разкриването.
• Когато изпращате съобщение за пресата, не поставяйте термина „съобщение за пресата“ в темата на имейла. Ще се слеете само с тълпата. Опитайте се да привлечете вниманието на редактора, като направите привлекателна тема, например „Brand Co. печели 30 милиарда долара в държавни поръчки“.